La gestion d’une petite ou moyenne entreprise peut parfois être compliquée. Même s’il n’y a que très peu de salariés, l’organisation des différentes tâches, la gestion des emplois du temps ou encore les nombreux papiers administratifs à mettre en forme et à remplir peuvent nous prendre énormément de temps. Si à tout cela s’ajoute la comptabilité, vous voilà complètement débordé et la gérance de votre business tourne vite au cauchemar.
Bien heureusement, avec l’avènement du tout numérique, des start-ups, bien au courant des problématiques que connaissent les dirigeants d’entreprises, ont lancé des logiciels forts utiles et permettant de gagner un temps incalculable.
Voici donc une liste des solutions existantes pour numériser certaines tâches et vous faciliter la vie au quotidien.
Optimisez votre capital humain avec un logiciel de GRH
Les tâches attenantes aux ressources humaines sont gérées, dans les grandes entreprises, par un DRH (directeur des ressources humaines). Mais dans les PME ou dans toute nouvelle start-up, c’est souvent au dirigeant ou au fondateur de s’en occuper. Le souci, c’est que cela peut être extrêmement chronophage et vraiment compliqué, surtout lorsque l’on n’a pas la formation adéquate.
S’intéresser aux ressources humaines, c’est s’intéresser aux employés, à leur salaire, leur emploi du temps, leur recrutement, leurs problématiques diverses simples ou complexes, mais aussi, et surtout, leur bien-être et leurs performances au sein de l’entreprise. Ce n’est pas toujours évident car chacun peut avoir des besoins et des spécificités qui peuvent échapper à votre mémoire ou à votre attention. C’est pour cela que nous vous recommandons de faire appel à un logiciel RH dans l’optique de vous soutenir dans ce qui pourrait vous faire défaut. Il pourra vous aider à mieux vous y retrouver et à collecter des données essentielles. Parmi les tâches qu’il pourra effectuer, on peut compter :
– La visualisation des données concernant vos employés : Vous pourrez, grâce à un outil de planification spécialement conçu à cet effet, voir d’un seul coup d’œil l’emploi du temps de chacun, ses performances, son ancienneté dans votre structure, ses expériences professionnelles ou formations… Ainsi, cela vous permettra de faire certains choix quant à la gestion de chaque salarié, et les éventuelles retouches qu’il faudrait apporter pour optimiser leur potentiel. N’hésitez pas à cliquer ici pour en savoir plus sur la prise en main de ce type de logiciels.
– La vérification du travail accompli : grâce au logiciel de planning, vous pourrez suivre en temps et en heure ce qui a été effectué et ce qu’il faudra encore travailler. Vous pourrez également distribuer des tâches bien précises et savoir exactement ce que chacun doit faire.
– Le suivi de toutes les données concernant les salaires : à travers une interface partagée, les collaborateurs pourront inscrire leur temps de travail ainsi que leurs heures supplémentaires. Le logiciel se chargera alors d’effectuer un calcul de paie automatique en fonction des paramétrages que vous aurez mis en place en amont.
Gérez tous vos documents avec un outil de GED
En plus d’un outil de planification, vous pouvez grandement vous faciliter la gestion de vos documents avec un logiciel de GED. Il a pour principe de collecter, classifier et mettre en ordre tous vos documents afin de ne plus les perdre et de vous éviter des montagnes de dossiers papiers traînant dans vos casiers. Pour les retrouver, vous n’aurez plus qu’à taper des mots-clés dans un moteur de recherche spécialement dédié et le tour est joué !
Vous pouvez classifier par date, par employé, par secteur d’activité et bien d’autres choses encore. De plus, il sécurise vos données en les enregistrant sur un cloud externe. Ainsi, aucun accident ne pourra vous faire perdre de précieux papiers. Et vous pourrez y avoir accès depuis n’importe où et à n’importe quel moment.
N’hésitez pas à demander de l’aide à un conseiller qui saura vous aiguiller pour les démarches à effectuer afin de numériser tous vos documents.
Intégrez un moteur de recherche interne à votre entreprise
Une solution simple, peu coûteuse et efficace. L’entreprise Search est un moteur de recherche interne qui vous permettra de rechercher les données dont vous avez besoin dans toute vos databases. Aussi, tous vos salariés y ayant accès pourront en faire de même. Cela peut grandement faciliter la communication et la fluidifier en donnant plus d’indépendance à chaque collaborateur qui pourra aller chercher ce dont il a besoin sans vous consulter. C’est une excellente façon d’augmenter la productivité de chacun puisqu’il vous fera gagner un temps précieux.
Attention tout de même : avant de confier toutes vos données à un acteur externe, prenez garde à choisir une solution 100 % sécurisée afin d’éviter tous piratages ou dérives malsaines. Votre éditeur doit être transparent avec vous et ne vous précipitez pas si vous avez le moindre doute. Nous ne sommes jamais trop vigilants lorsque l’on a affaire à internet…
