Pour la mise en place d’un projet, l’amélioration d’un processus, la réalisation d’une publicité, tout bon manager sait qu’il aura besoin de répartir chaque rôle et chaque responsabilité. Il n’est pas possible de mener à terme un projet de manière efficace si les tâches ne sont pas clairement définies et attribuées. Parmi les différents outils disponibles pour la répartition des tâches et des responsabilités, il y a la matrice RACI, utilisée depuis près d’une trentaine d’années par les entrepreneurs à travers le monde.
Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?
RACI est un acronyme anglophone pour Responsible Accountable Consulted Informed.
- Responsible: celui qui réalise la tâche.
- Accountable: celui qui est responsable de la tâche. Il supervise le travail de Responsible.
- Consulted: celui qui est consulté, généralement des experts ou des juristes.
- Informed: celui qui doit être informé (car affecté d’une manière ou d’une autre par le projet)
C’est un outil managérial qui permet de distribuer les rôles et les responsabilités dès le début d’un projet afin qu’il se déroule de la manière la plus efficace possible. Une fois le projet clairement défini, la matrice RACI consiste en l’élaboration d’un tableau de répartition des tâches selon ses 4 critères sus-cités. Verticalement seront inscrites les différentes tâches à accomplir et horizontalement les intervenants (personnes physiques ou morales). Il suffira ensuite d’inscrire dans le tableau la lettre correspondant au rôle que la personne jouera au croisement de la tâche et de la personne. C’est un tableau simple, au visuel clair, qui permet au premier coup d’œil de savoir qui fait quoi.
Il permet d’éviter les mêmes tâches confiées deux fois à des personnes différentes, des oublis de mention de collaborateurs ou encore des intervenants sans tâche précise.
L’utilité de la matrice RACI
Comme nous l’avons vu plus haut la matrice RACI permet de savoir qui fait quoi.
Elle s’avère très utile entant que moyen de coordination : tous les intervenants sont listés dans le tableau avec leur tâche précise, leur activité, donc chacun sait où est sa place dans le processus, quel rôle il joue et à quel moment il est censé intervenir. Mais elle est aussi un outil de communication très efficace. En effet, il suffit de visualiser le tableau pour être informé sur les activités dont chacun est en charge. Pas besoin de longs et ennuyeux mails explicatifs : une simple grille annonçant de manière claire les différents rôles attribués.
L’objectif de la matrice RACI: comment définir les rôles et responsabilités de chaque intervenant dans le projet. Toutefois, comme nous le verrons plus bas, il existe différents types de matrices RACI. Si les spécificités du projet l’exigent, il faudra se tourner vers des variantes de la matrice, plus complexes, avec plus de paramètres.
Si cette matrice est objectivement un moyen efficace de simplifier la répartition des tâches, il faut tout de même savoir faire la différence entre la théorie et la pratique. Pour mettre correctement en place la matrice et en tirer profit, mieux vaut être formé un minimum à ce procédé, en connaître les tenants et les aboutissants, afin de ne pas faire fausse route depuis le début et perdre du temps au lieu d’en gagner.S’informer clairement sur le sujet, prendre le temps de se former sérieusement, voilà comment maximiser ses chances d’utiliser correctement et efficacement la matrice RACI.
Les différentes matrices RACI
La matrice la plus basique est la matrice RACI, consistant à répartir les tâches ou activités entre quatre catégories d’intervenants.
Mais il peut arriver que le projet soit complexe, qu’il ait besoin d’un second niveau de vérification, c’est là qu’entre en jeu un deuxième type de matrice, ou plutôt une variante de RACI: la matrice RACI-VS.
Lorsque le niveau d’exigence et de contrôle qualité est tel que la méthode RACI ne suffit pas à déterminer si les résultats sont en adéquation avec les objectifs initiaux du projet alors une personne interviendra en fin de chaîne pour s’assurer que le rendu final est conforme aux critères d’acceptation de l’organisme : c’est la lettre V de l’acronyme RACI-VS qui signifie : Verifier.
Ce Verifier (littéralement vérificateur) verra sa décision de conformité approuvée par le Signatory (le S dans l’acronyme). Ce dernier supervise l’ensemble des tâches du processus et c’est lui qui en délivrera l’approbation finale.
Il se peut également que lors de la réalisation des tâches, les responsables rencontrent des difficultés, qu’une lourdeur s’installe dans le processus et que le retard commence à s’accumuler. Dans ces cas de figure, il est alors fréquent de faire appel à du soutien, une ou plusieurs personnes qui vont apporter de l’aide dans l’exécution de la tâche présentant des difficultés. Ceci s’intègre dans la matrice RASCI ( S pour Support). Ce Support aide à la réalisation de la tâche aux côtés du responsable en lui apportant des moyens physiques ou des ressources matérielles, il demeure activement impliqué dans la tâche jusqu’à sa réalisation.
Ce sont là les trois types de matrices les plus fréquentes avec : la matrice classique RACI et deux de ses variantes : RACI-VS et RASCI.
La manière d’utiliser la matrice RACI
La matrice RACI est un outil très simple d’utilisation, à la portée de n’importe quel entrepreneur, utile dans un projet complexe ou simple.
Tout d’abord, il faut commencer par identifier les différentes tâches, actions ou activités du projet. Celles-ci seront listées verticalement dans le tableau qui servira à appliquer la méthode RACI. Il faut également déterminer les intervenants nécessaires à ce projet. On peut les identifier nommément (de manière idéale) mais si ce n’est pas encore possible alors ce sera sous forme de dénominations générales (nom du métier, service etc.) en attendant de préciser quelles seront effectivement ces personnes (ou groupes de personnes). Ces noms seront quant à eux listés de manière horizontale dans le tableau.
Ensuite, chaque lettre de l’acronyme RACI prendra sa place dans le tableau à l’intersection d’une activité et d’une entité.
Le R (Responsible) est celui qui sera désigné pour exécuter l’action. Un même R peut avoir plusieurs tâches à accomplir, il est un élément essentiel du RACI.
Il est sous la supervision du A (Accountable) qui devra valider son action. Contrairement au R, il n’y a qu’une seule tâche par A, et c’est sa responsabilité qui est engagée, c’est lui doit rendre des comptes.
Le C (consulted) n’intervient pas directement dans la réalisation de la tâche, il est seulement consulté afin qu’il donne son avis, son expertise sur telle ou telle question liée à l’activité en cours d’exécution. Le consultant n’est pas forcément présent dans tous les projets ou processus, contrairement aux R et A ; à noter d’ailleurs que l’exécutant (R) et le responsable (A) peuvent être une seule et même personne.
Enfin le I (Informed) correspond aux collaborateurs qui n’interviennent pas dans le projet mais qui doivent néanmoins être tenu au courant de son avancée.
Points clefs
Pour savoir qui assigner à chaque action, se poser ces questions :
- R: à qui incombe-t-il de réaliser ce projet ?
- A: qui approuve ce que fait R ?
- C: qui consulter pour un avis, une expertise ?
- I: qui doit être tenu au courant ?