Dans le cadre du fonctionnement d’une entreprise, cette dernière doit prendre en compte un certain nombre de paramètres essentiels. La gestion des frais professionnels en fait partie. Il s’agit d’un processus qui touche la majorité des organisations. Outre les contraintes règlementaires liées à leur présentation, les notes de frais sur support papier présentent des problématiques de gestion et de stockage. Passer au 100 % digital représente la solution.
Une note de frais, un document établi et présenté par un salarié
Généralement, une note de frais se présente sous format papier, mais peut également prendre une forme dématérialisée. Dans ce dernier cas, on parle de note de frais digitale. Ce document est établi par un salarié ou un collaborateur dans le but de se faire rembourser des frais professionnels qu’il a engagés dans le cadre de son activité. Concrètement, ce sont des dépenses personnelles nécessaires à la réalisation d’une mission professionnelle.
Il existe deux types de note de frais : les notes de frais classiques et les notes de frais kilométriques. Le premier type se base sur le modèle de dépense, tandis que le second porte sur les déplacements effectués. Le salarié ou le collaborateur est donc tenu d’indiquer avec précision toutes les étapes de son trajet. Sont considérés comme des notes de frais les abonnements, les frais d’hébergement, les frais de déplacement professionnels, etc.
Les conditions de validité et de remboursement d’une note de frais
Pour être prise en compte par l’employeur, une note de frais fait l’objet d’un certain encadrement. En d’autres termes, il faut respecter plusieurs conditions afin d’obtenir le remboursement des frais professionnels. Tout d’abord, il est nécessaire qu’ils soient engagés dans le cadre de son activité et dans l’objectif de faire avancer les intérêts de l’entreprise. Après, il est impératif qu’ils rentrent dans la politique de dépenses du département concerné.
Par ailleurs, il est indispensable de justifier une note de frais par un reçu ou une facture régularisée. Ces pièces justificatives doivent être conservées et servir de preuves devant les autorités d’audit. La gestion des notes de frais physiques devient de ce fait contraignante. Elle nécessite la classification, l’archivage et le stockage des pièces. Ce qui expose à des risques de perte, un encombrement et des frais supplémentaires.
La solution digitale pour une gestion simplifiée des frais professionnels
À l’heure du tout numérique, il apparaît évident que la solution digitale permet à une entreprise de faciliter la gestion des frais professionnels. Grâce à la numérisation et l’archivage électronique, la mise en place d’une gestion 100 % digitale est simplifiée et optimisée. Au retour d’un déplacement, les salariés et les collaborateurs n’ont plus à effectuer un travail de fourmi pour l’établissement et la présentation de leurs notes de frais.
Du côté du service finance et comptabilité, passer au digital allège aussi les tâches administratives chronophages. Puis, cela permet de supprimer les coûts associés à l’archivage et l’entreposage du support papier. De plus, la digitalisation prévient leurs dégradations et leurs pertes. En tout, l’entreprise enregistre un gain de temps et de productivité tout en faisant des économies de coûts. Enfin, cela garantit l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents.
