Qu’est-ce qu’une note de frais digitale ?

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Dans le cadre du fonctionnement d’une entreprise, cette dernière doit prendre en compte un certain nombre de paramètres essentiels. La gestion des frais professionnels en fait partie. Outre les contraintes règlementaires liées à leur présentation, les notes de frais sur support papier posent des problèmes de gestion et de stockage. Passer au 100 % digital est une solution.

Une note de frais, un document établi et présenté par un salarié

Une note de frais digitale est une note de frais dématérialisée : le salarié saisit ses dépenses et joint ses justificatifs numérisés dans un outil en ligne ou une application mobile, au lieu de remplir un formulaire papier. Ce document est établi par un salarié ou un collaborateur pour se faire rembourser des frais professionnels engagés dans le cadre de son activité. Concrètement, ce sont des dépenses avancées par la personne et nécessaires à la réalisation d’une mission professionnelle.

Il existe deux grands types de note de frais : les notes de frais classiques et les notes de frais kilométriques. Les premières portent sur des dépenses justifiées par un reçu ou une facture, tandis que les secondes portent sur les déplacements effectués avec un véhicule personnel. Le salarié doit alors indiquer avec précision les trajets réalisés. Entrent notamment dans les frais remboursables les repas en déplacement, l’hébergement, le transport et certains abonnements directement liés à la mission.

Les conditions de validité et de remboursement d’une note de frais

Pour être prise en compte par l’employeur, une note de frais fait l’objet d’un certain encadrement. En d’autres termes, il faut respecter plusieurs conditions afin d’obtenir le remboursement des frais professionnels. Tout d’abord, ils doivent être engagés dans le cadre de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise. Ensuite, ils doivent rentrer dans la politique de dépenses du service concerné.

Par ailleurs, chaque note de frais doit être justifiée par un reçu ou une facture. Ces pièces doivent être conservées et peuvent servir de preuves lors d’un contrôle ou d’un audit. Avec le papier, cela impose de classer, archiver et stocker les documents, ce qui expose à des risques de perte, à de l’encombrement et à des coûts supplémentaires.

La solution digitale pour une gestion simplifiée des frais professionnels

Grâce à la numérisation et à l’archivage électronique, la gestion des frais devient plus simple. Au retour d’un déplacement, les salariés n’ont plus à recopier leurs dépenses ni à courir après les tickets : une photo du justificatif suffit souvent.

Du côté du service finance et comptabilité, le passage au digital allège les tâches administratives chronophages et supprime les coûts d’archivage et d’entreposage du papier. Il limite aussi les risques de dégradation et de perte, et aide à conserver des documents authentiques, intègres et lisibles dans le temps.

Comment se déroule une note de frais digitale

1. Le salarié photographie ou importe son justificatif depuis l’application.
2. L’outil lit les informations principales (date, montant, fournisseur) et le salarié les vérifie.
3. La dépense est rattachée à une catégorie et à une mission ou un projet.
4. Le responsable valide ou refuse la note selon la politique de dépenses.
5. La comptabilité contrôle, enregistre la dépense et rembourse le salarié.

Choisir un outil et éviter les erreurs courantes

Avant de choisir une solution, vérifiez qu’elle propose :

• une application mobile simple pour saisir les frais en déplacement ;
• un circuit de validation adapté à votre organisation ;
• une gestion des frais kilométriques et des règles de plafonds internes ;
• une connexion avec votre logiciel de comptabilité ;
• un archivage sécurisé des justificatifs, conforme aux règles de conservation qui s’appliquent à vous.

Les erreurs fréquentes sont l’absence de politique de dépenses écrite, les justificatifs illisibles, les délais de remboursement trop longs et le mélange de dépenses personnelles et professionnelles. Pour la valeur légale des justificatifs numérisés et leur durée de conservation, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou de l’administration compétente.