Le procure-to-pay (P2P, « de l’achat au paiement ») désigne l’ensemble du processus d’achat d’une entreprise, de l’expression du besoin jusqu’au règlement du fournisseur. Le terme est aussi employé pour les logiciels qui digitalisent et automatisent ce processus. Bien piloté, il aide à mieux maîtriser les dépenses et à gagner en efficacité.
Définition du procure-to-pay
Le procure-to-pay couvre le processus d’achat dans son ensemble : recherche de produits, création du panier, bon de commande, réception de la commande, traitement de la facture et paiement.
Une solution procure-to-pay est une solution intégrée : elle prend en charge tout le cycle et l’optimise grâce à la digitalisation et à l’automatisation.
Les étapes du procure-to-pay
Le cycle va de l’identification des besoins à la mise à jour du compte fournisseur. Chaque entreprise définit son propre processus, mais les grandes étapes restent les mêmes :
- La demande d’achat : recherche de produits ou de services, création du panier et de la demande, puis traitement et autorisation par le responsable concerné.
- L’approvisionnement : création du bon de commande, réception des marchandises et vérification de leur conformité.
- Le rapprochement : comparaison du bon de commande, de la réception et de la facture avant tout règlement.
- Le paiement : réception de la facture, règlement et mise à jour du compte fournisseur.
Les avantages d’une solution P2P
Mettre en place une solution procure-to-pay, c’est digitaliser et automatiser le processus d’achat. Grâce au contrôle, à la validation et au suivi de chaque étape, l’entreprise gagne en efficacité.
- des délais de traitement plus courts ;
- moins d’erreurs de saisie et de doublons de facture ;
- une meilleure maîtrise des dépenses et du budget ;
- une traçabilité claire de qui a demandé, validé et payé quoi.
Erreurs fréquentes et critères de choix
Parmi les erreurs courantes : automatiser un processus mal défini, multiplier les niveaux de validation, négliger la formation des utilisateurs ou ne pas impliquer la comptabilité et les achats dès le départ. Mieux vaut cartographier le circuit existant avant de choisir un outil.
Pour choisir une solution, vérifiez notamment les circuits de validation paramétrables, la gestion des fournisseurs, le suivi des commandes, le lien avec la comptabilité ou l’ERP existant, et la facilité de prise en main.
Pourquoi utiliser le logiciel Mon Intranet pour gérer les achats en mode Procure To Pay ?
Vous cherchez à mettre en place le processus Procure to Pay dans la gestion des approvisionnements de votre entreprise ? Un logiciel dédié permet de simplifier certains processus et de mieux contrôler les dépenses. En allant sur le site https://www.my-intranet.com/gestion-des-achats/ , vous trouverez Mon Intranet, un logiciel de gestion des achats en mode Procure To Pay.
Le logiciel Mon Intranet de gestion des achats
Ce processus structure l’organisation des achats de produits et de services. Il permet à tous les employés de soumettre des demandes d’achat auprès des fournisseurs de la société. Mon Intranet permet de gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement, de la saisie de commande jusqu’au paiement, ainsi que les livraisons et le référencement des fournisseurs. La validation des bons de commande et des demandes de paiement se fait aussi depuis le logiciel.
Les avantages de Mon Intranet pour les achats
La saisie des bons de commande est rapide, car les données sont préremplies. Le suivi s’effectue de l’état de validation jusqu’au paiement du fournisseur. Le manager valide en un clic et reçoit une notification à chaque nouveau bon de commande soumis. Il garde ainsi une vue complète sur les demandes d’achat de son équipe.
Fondateur de La Dépêche Tech, William O’Rain accompagne PME et médias dans leur croissance digitale. Ses sujets : IA, e-commerce, marketing web, cybersécurité, product & growth. Objectif : transformer l’actu en décisions opérationnelles.