Connaissez-vous le service de messagerie Outlook ? Ce logiciel de courrier électronique n’est autre que l’une des messageries les plus utilisées au monde. La suite Office de Microsoft comprenant cet outil comptabilise plus d’1,2 milliard d’utilisateurs. Cela a permis à la boîte mail Outlook autrefois appelée Hotmail de se populariser à très grande échelle. Depuis sa refonte en 2012, Outlook a su se réinventer et dispose désormais de nombreuses fonctionnalités qui ne cessent de se développer au fur et à mesure des mises à jour. Au vu de la forte popularité d’Outlook et de toutes les fonctions que possède le logiciel, nous avons décidé de vous partager dans cet article, tout ce qu’il est essentiel de savoir sur ce service.
Nous allons tenter de répondre à de nombreuses interrogations afin qu’Outlook n’ait plus aucun secret pour vous. Outlook, c’est quoi exactement ? Comment configurer son compte Outlook ? Comment personnaliser son compte ? Quels sont les avantages de la messagerie ? Quelle est la liste des principales fonctionnalités d’Outlook ? Comment synchroniser Outlook avec d’autres applications ? Comment cette boîte d’e-mail sécurise les données confidentielles ? Comment accéder à Outlook sur PC ? Comment accéder à la messagerie sur le web ? Comment y accéder sur smartphone ? Comment améliorer sa productivité avec Outlook ? Comment utiliser la messagerie en mode hors connexion ? Quelles sont les principales différences entre Outlook et Outlook.com ? Que faire en cas de perte de mot de passe ? Comment supprimer Outlook sur vos appareils ? Quelles sont les nouveautés du service de courrier électronique ?
Outlook, c’est quoi exactement ?
Outlook est un service de messagerie électronique faisant partie du Pack Office. La boîte mail est développée par Microsoft et peut être employée en ligne sur Outlook.com ou bien en mode hors ligne sur différents appareils (PC, téléphone…). Cette messagerie est très populaire auprès des entreprises, car elle possède de multiples fonctionnalités utiles pour travailler (personnalisation de boîte de réception, synchronisation des comptes, protection de données…). De plus, la boîte mail est compatible avec les autres logiciels Microsoft. Outlook est donc un outil polyvalent qui permet d’envoyer et de recevoir des mails, mais aussi de gérer des emplois du temps, de créer des notes et ça ne s’arrête pas là.
Quels sont les avantages de la messagerie Outlook ?
Outlook est un outil efficace qui comporte de nombreux avantages. Il permet notamment de gérer ses e-mails en toute sécurité. Les fonctions du logiciel sont diverses et variées et rendent la gestion ainsi que l’organisation de la messagerie simple d’utilisation. D’ailleurs, ses outils sont centrés au même endroit. De plus, Outlook peut se synchroniser avec d’autres services (Microsoft 365, Onedrive…). L’application simplifie la collaboration.
Comment configurer son compte Outlook ?
En fonction de la version Outlook que vous utiliserez, la configuration de votre compte sera quelque peu différente. Nous, nous allons nous concentrer sur Microsoft Outlook 2019 :
- Rendez-vous sur Microsoft Outlook 2019 puis cliquez sur « Ajouter un compte supplémentaire ».
- Saisissez votre adresse mail et votre mot de passe.
- Cliquez sur « OK ».
Si après ça votre compte n’est toujours pas opérationnel, vous devrez saisir les informations manuellement :
- Cliquez sur « Ajouter un compte » pour pouvoir ensuite taper votre adresse e-mail.
- Sélectionnez « Option avancée ».
- Cochez « Configurer mon compte manuellement » puis cliquez sur « Connexion ».
- Choisissez le type de compte (l’IMAP ou POP).
- Finalisez la configuration.
Comment personnaliser son compte ?
Il est possible de personnaliser son compte Outlook selon ses besoins. Par exemple, on peut :
- Choisir un thème pour la boîte mail en allant dans les paramètres et en cliquant sur l’option « Apparence ».
- Changer le mode de tri des mails en cliquant sur « Filtrer » puis « Trier par ».
- Modifier le niveau de détail d’affichage de votre liste de mails en sélectionnant « Paramètres » puis « Affichage » et « Densité ».
- Créer une signature électronique pour personnaliser les messages.
Liste des principales fonctionnalités d’Outlook ?
Nous allons vous présenter les principales fonctionnalités de la messagerie outlook :
- L’envoi et la réception de message
- La gestion de l’emploi du temps
- La création de tâches et de notes
- Le tri des mails
- La synchronisation
- La personnalisation de la boîte mail
- Le filtre et l’organisation des messages
- Les filtres anti-spam et anti-hameçonnage
- Le cryptage des messages S/MIME
- L’utilisation du calendrier, des contacts, des tâches pour planifier des activités
- La création de réunions/événements
- L’utilisation de modèles d’e-mails
- La planification de l’envoi différé de messages.
Comment synchroniser Outlook avec d’autres applications ?
La synchronisation d’Outlook avec d’autres applications peut varier en fonction du compte que vous utilisez ainsi que de votre système d’exploitation. Nous allons voir certaines manières de synchroniser Outlook avec d’autres services :
- Avec outlook.com : si vous disposez d’un compte Outlook.com, vous pourrez synchroniser Outlook avec d’autres logiciels Microsoft comme Onedrive. Pour cela, il suffit de se connecter à son compte Microsoft dans Outlook et dans les applications que vous voulez synchroniser.
- Avec un compte IMAP/POP (Gmail ou Yahoo) : il est aussi possible de synchroniser Outlook avec d’autres applications via les paramètres POP, IMAP et SMTP. Pour ce faire, il suffit d’entrer ces paramètres manuellement dans Outlook.
- Avec un appareil (PC, MAC, Android…) : vous avez aussi la possibilité de synchroniser Outlook avec d’autres services via un logiciel comme Sync2. Vous pourrez ainsi synchroniser vos e-mails, vos contacts, le calendrier, etc, entre vos appareils.
Outlook et la sécurité
Il faut savoir qu’Outlook est un outil très sécurisé notamment pour la protection des données. Par exemple, avec Outlook, vous pourrez protéger votre compte en utilisant un mot de passe fort comprenant différents caractères. De plus, il est aussi possible d’activer la validation en deux étapes et de surveiller de manière régulière l’activité récente du compte. Pour plus de sécurité, nous vous conseillons de souvent modifier votre mot de passe. Par ailleurs, si vous recevez des messages non désirés, ces derniers iront automatiquement dans la catégorie des messages indésirables. Il est d’ailleurs possible de signaler les mails qui paraissent suspects et de bloquer leurs expéditeurs. S’ajoute à ces précautions de sécurité, le fait que les e-mails peuvent être cryptés afin que personne ne puisse accéder à vos données personnelles.
Comment accéder à Outlook sur PC ?
Accéder à Outlook sur PC est simple, il vous suffit de télécharger le logiciel pour l’installer et de vous y rendre en cliquant sur l’icône Outlook. Puis, connectez-vous à votre compte à l’aide de vos informations personnelles.
Comment accéder à Outlook sur smartphone ?
Si vous avez un smartphone Android, vous avez la possibilité d’installer l’application Microsoft Outlook. Ensuite, il suffit de vous y connecter avec votre adresse de messagerie et votre mot de passe.
Comment accéder à Outlook sur le web ?
Pour vous rendre sur votre compte en ligne, vous devez aller sur le site Outlook.com ou sur Microsoft 360. Puis, vous pourrez entrer votre adresse e-mail et votre mot de passe pour vous connecter. N’hésitez pas à ajouter un raccourci dans votre bureau afin d’accéder plus facilement à votre compte.
Comment améliorer sa productivité avec Outlook ? Nos astuces
En maîtrisant correctement l’application Outlook, vous pouvez considérablement améliorer votre productivité. C’est pourquoi nous allons vous partager des astuces qui vous permettront d’utiliser la boîte mail efficacement. Voici quelques-uns de nos conseils :
- Apprenez à utiliser les raccourcies clavier : en maîtrisant les raccourcies clavier, vous pourrez gagner du temps. Car vous effectuerez plus rapidement les tâches liées à Outlook. Par exemple, en un clic, vous serez capable de créer un message ou d’en envoyer un autre. Il existe des sites qui répertorient des raccourcies clavier spécialement pour Outlook.
- L’emploi des actions rapides : au même titre que les raccourcies clavier, les actions rapides permettent de gagner du temps. Ces boutons apparaissent lorsqu’on survole un mail. À travers eux, on peut effectuer de nombreuses manipulations (suppression de messages, transfère, marquer comme lu…). De plus, il est possible de personnaliser les actions rapides.
- Programmez l’envoi de messages différés : utilisez cette fonctionnalité est très pratique. Car elle permet de rédiger ses mails à l’avance sans pour autant les envoyer directement.
- Triez vos mails et utilisez la boîte de réception prioritaire : pour optimiser votre productivité sur Outlook, il est indispensable de bien organiser votre boîte mail. Pour cela, vous devez trier vos messages, les filtrer et ne pas hésiter à utiliser la boîte de réception prioritaire pour séparer les messages importants du reste de vos mails.
- Utilisez les modèles d’e-mails : avec les modèles d’e-mails déjà faits, vous pourrez gagner encore plus de temps pour la rédaction de vos messages.
L’utilisation de la messagerie en mode hors connexion
Il faut savoir qu’Outlook peut être utilisé en mode hors connexion. Cela signifie qu’il est possible de travailler sur ce logiciel sans pour autant être connecté à son serveur de messagerie. Avec la fonctionnalité hors connexion, on peut consulter les mails déjà présents dans la boîte de réception, créer des messages, répondre aux e-mails reçus, supprimer des messages, etc. À noter que les tâches que vous effectuerez ne seront pas synchronisées avec le serveur de messagerie. C’est qu’une fois reconnecté que vos actions seront validées. Pour activer cette fonction, vous devez vous rendre sur l’onglet « Envoi/Réception » puis cliquer sur « Travailler hors connexion ». Si vous souhaitez désactiver la fonctionnalité, il vous suffira de sélectionner de nouveau le champ « Travailler hors connexion ».
Bien comprendre la différence entre Outlook et Outlook.com
En effet, Outlook et Outlook.com sont deux choses différentes. Outlook fait partie intégrante de la suite du Pack Office et c’est un programme de messagerie. Concernant Outlook.com, c’est un service de messagerie en ligne accessible depuis un navigateur web. Nous avons pu voir que la boîte de courrier électronique Outlook comporte de nombreuses fonctionnalités avancées. Outlook.com dispose aussi de certaines de ces fonctions, mais elles sont moins performantes et moins complètes que celles d’Outlook. De plus, on trouve encore d’autres différences entre les deux outils, comme le fait qu’Outlook.com ne peut être employé que via un compte Microsoft contrairement à Outlook.
Que faire en cas de perte de mot de passe Outlook ?
Si vous avez perdu votre mot de passe Outlook, pas de panique ! En fonction de votre type de compte, il est possible de le retrouver. Si vous disposez d’un compte Microsoft, vous devrez réinitialiser votre mot de passe grâce à la fonction de récupération de compte Microsoft. Pour ce faire, rendez-vous sur Outlook.com ou Microsoft 360 et entrez vos coordonnées pour vous connecter. En cas d’oubli de mot de passe, nous vous invitons à sélectionner « Mot de passe oublié » Sur la nouvelle page, vérifiez votre identité puis choisissez une option de récupération pour récupérer votre mot de passe. Si toutefois vous ne possédez pas de compte Microsoft et utilisez un compte tiers, nous vous conseillons de contacter votre fournisseur de messagerie afin d’obtenir l’aide et les informations nécessaires pour récupérer votre compte perdu.
Comment supprimer Outlook sur vos appareils ?
Vous ne souhaitez plus utiliser Outlook, et vous désirez savoir comment supprimer votre compte ? Sachez que la suppression d’un compte Outlook causera la suppression du compte Microsoft qui y est rattaché. Ce qui signifie que vous perdrez l’accès à tous les services Microsoft ainsi que vos données personnelles non sauvegardées. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer Outlook, vous devrez vous rendre dans les paramètres de votre compte Outlook, cliquez sur le bouton « Fermer votre compte ». Ensuite, confirmez la suppression en entrant votre mot de passe et en cochant les cases qui correspondent à la fermeture du compte. Pour finir, finalisez la suppression. À noter que votre compte sera définitivement fermé après le délai des 60 jours.
Les nouveautés d’outlook
Il faut savoir qu’Outlook est régulièrement mis à jour par Microsoft et dispose de différentes versions. À chaque fois que l’application évolue, elle propose des nouveautés comme de nouvelles fonctionnalités. Parmi ces fonctionnalités innovantes, on peut citer :
- L’affichage des horaires de travail et du lieu
- Un accès simplifié au récapitulatif d’événements
- La réaction aux messages
- La suggestion contextuelle pour les mails grâce à un ensemble d’IA intégré dans Microsoft 360.
De plus, il sera bientôt possible d’uploader des pièces jointes volumineuse sur Onedrive pour ensuite les envoyer par e-mails. D’ici septembre, les pièces jointes n’auront donc plus de taille maximale à ne pas dépasser pour être transférée.
Conclusion
Vous savez désormais à peu près tout ce qu’il est important de savoir sur la messagerie Outlook. Cette boîte mail a su se populariser grâce à ses nombreuses options innovantes qui continuent de se développer. Outlook est disponible sur divers appareils et systèmes d’exploitation. De plus, l’outil est simple à configurer et à utiliser. Avec Outlook, vous pourrez gagner en productivité et en efficacité. À noter qu’il est important de bien différencier Outlook d’Outlook.com (qui est un service de messagerie en ligne).