Chaque entreprise doit faire sa déclaration de TVA une fois par an. Ce document vous permet de déclarer les montants de TVA perçus ainsi que de réclamer ceux que vous avez payés à vos fournisseurs par exemple. Pour se faire, vous devez être en possession de toutes vos preuves d’achat et toutes vos transactions financières.
De tous ces reçus et factures, il vous faut repérer les montants de TVA, puis les extraire manuellement, les additionner. De la, vous devez donc vérifier que les informations relevées sont conformes aux informations inscrites sur le reçu. Enfin, vous pourrez remplir votre déclaration de TVA et enregistrer ces informations dans votre logiciel comptable.
Longue tâche, fastidieuse et si répétitive. Heureusement, vous pouvez utiliser un logiciel OCR pour Factures, qui automatise ce processus d’extraction et élimine le risque d’erreur.
Découvrez ce qu’est l’OCR et comment cette technologie peut faciliter votre processus de déclaration de TVA.
Un document d’une grande importance
La déclaration de TVA est un document que vous devez remplir annuellement. Il s’agit d’un formulaire vous autorisant à réclamer le remboursement partiel de vos émissions de TVA : ces montants comprennent les achats, les investissements mais également les factures (réglées ou en attente) envoyées à vos clients.
Déposée à votre centre fiscal à une date déterminée, la déclaration de TVA est un compte rendu de vos revenus. Elle fait état des dépenses et autres opérations financières sur lesquelles vous avez perçu ou payé un montant de TVA.
Ces montants sont à indiquer afin d’obtenir une balance et ainsi être remboursé de la différence. En tant qu’entreprise, et sous certaines conditions, vous n’êtes pas soumis à la TVA et pouvez donc réclamer son remboursement.
Précision et respect des dates limites
Comme tout papier administratif, la déclaration de TVA doit être précisément complétée. Il vous faut correctement faire l’état des lieux des dépenses et achats, des factures et investissements sur lesquels vous avez payé ou reçu un pourcentage de TVA. De ces deux montants, d’un côté le taux de TVA que vous avez payé, de l’autre le taux de TVA que vous avez perçu, votre centre fiscal fera une balance. Éventuellement, vous serez remboursé de la différence.
Cette déclaration est à rendre à une date précise. Ne la manquez pas au risque de louper le coche et de ne pouvoir réclamer ou déclarer vos montants de TVA.
Une fois la déclaration de TVA dûment remplie, la conserver dans vos registres de comptabilité est impératif. Il vous faut garder une trace et un historique des finances de l’entreprise. C’est à ce moment-là que l’OCR déclaration fiscale entre en jeu.
L’OCR Facture qui facilite votre déclaration de TVA
L’OCR est une technologie permettant d’extraire les données de tout document qui lui est soumis. Alliée au machine learning (apprentissage automatique) et à l’Intelligence Artificielle (IA), l’extraction automatique répond à un taux de précision imbattable.
Automatiser ce processus, pourquoi ?
La saisie automatique des données est une tâche redondante et chronophage. La confier à un logiciel OCR, extrayant automatiquement les informations, c’est gagner et optimiser votre temps. Vos équipes ont donc plus de temps libre à consacrer à des tâches à valeur ajoutée.
Soumettez vos reçus et factures au logiciel OCR. Il extrait en quelques secondes les données et en isole les taux de TVA. Après extraction, utilisez les données directement dans votre logiciel de comptabilité.
Une fois extraits, additionnez les montants de TVA et inscrivez-les sur votre déclaration.
L’extraction de données sur vos factures et reçus
Le logiciel extrait tous les champs des reçus que vous configurez au préalable : coordonnées de la société, actifs totaux, montant et numéro de TVA, déductions d’impôts…
Les informations extraites sont directement intégrables à votre logiciel de comptabilité.
Plus rapide, plus sécurisée et automatisée, cette extraction de données vous permet d’obtenir vos informations directement structurées et utilisables.
Ceci vous permet de réduire les erreurs et d’obtenir les montants exacts de TVA que vous devez inscrire dans votre déclaration de TVA.
Les étapes que suit le logiciel OCR
La technologie OCR suit trois étapes :
1 – Scannez le document dont vous souhaitez extraire les informations avec votre smartphone via l’application de votre OCR. Par exemple, une facture fournisseur dont vous souhaitez extraire des informations importantes pour votre déclaration de TVA à savoir, le montant de TVA payé ainsi que les coordonnées de votre fournisseur.
2 – Une fois reçues par l’app, les montants de TVA présents sont extraits mais pas encore structurés. À cette étape, les champs sont extraits de façon brute. C’est-à-dire qu’ils sont automatiquement relevés de la facture ou du reçu soumis, mais ne peuvent pas encore être utilisables.
3 – Enfin, l’application structure les montants et vous permet de les traiter directement dans votre logiciel de comptabilité. Tous vos champs sont structurés, rangés par catégories et extraits sans erreur.
En quelques secondes, vous avez le montant de TVA extrait de tous vos documents. Cela simplifie votre processus de déclaration de TVA. Vous n’avez plus qu’à reporter les informations dans votre document : plus rapide, moins d’erreurs et surtout un gain de temps remarquable.
Entamez votre digitalisation
Digitaliser votre processus de déclaration de TVA est un gain de temps. La saisie des informations est automatisée et directement utilisable dans votre logiciel de comptabilité. Économisez le temps de vos équipes, réduisez les erreurs et simplifiez votre gestion de la comptabilité.
Une chose à faire, trouvez votre fournisseur de logiciel OCR pour déclaration de TVA et commencez l’automatisation de votre processus !