Facturation d'entreprise : comment se passe la dématérialisation de factures ?

Facturation d’entreprise : comment se passe la dématérialisation de factures ?

À l’ère du numérique et des nouvelles technologies, de plus en plus de documents sont dématérialisés. C’est aussi le cas des factures qui depuis le 1er janvier 2020 doivent être envoyées au secteur public uniquement en format numérique. Par ailleurs, l’obligation de la facturation électronique s’étendra peu à peu de 2024 à 2026 à toutes les entreprises. Pour dématérialiser une facture, il existe diverses plateformes de dématérialisation agréées, ou bien il est possible d’utiliser Chorus Pro, actuellement employé pour les factures destinées aux structures publiques. Sans plus tarder, découvrons comment se passe la dématérialisation pour la facturation des entreprises.

C’est quoi la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation pour la facturation consiste à faire transférer un document du support papier à un support numérique. Tout le processus de traitement de la facture se fera de manière numérique. Ainsi, la facture est digitalisée et doit répondre aux exigences de certaines contraintes afin d’obtenir une valeur légale. Il existe trois formats pour la facturation dématérialisée :

  • Les factures numérisées.
  • Les factures dématérialisées traditionnelles.
  • Les factures dématérialisées fiscales : elles se font via un logiciel ou chorus pro.

Quelles différences avec la facturation électronique ?

En effet, il est important de noter que la dématérialisation de factures ne représente pas la même chose que la facturation électronique. Car dématérialiser une facture implique de scanner un document papier pour faciliter la conservation en format numérique. À contrario, la facturation électronique consiste à créer une facture digitale qui par la suite subira un traitement selon les normes en vigueur (avec des données structurées) en format électronique.

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Facturation : comment se passe la dématérialisation de factures ?

Grâce à la politique d’incitation à la transition numérique, la facture dématérialisée est en train de se généraliser et de devenir une obligation pour les entreprises petites ou grandes. Les e-factures doivent être authentiques, intègres et lisibles tout en respectant les mentions obligatoires connues. Pour facturer, il sera possible de choisir son format :

  • Le format PDF simple : ce format garantit l’intégrité des informations du document.
  • La Facture-X : cette facture hybride est sous format pdf, elle regroupe des données structurées au format XML, cela permet l’automatisation de son traitement.
  • Le format EDI : le traitement des données se fait automatiquement via deux applications informatiques.

Les entreprises peuvent aussi choisir leur logiciel de facturation à condition qu’il soit conforme à la nouvelle norme.

Les bénéfices qu’offrent les factures dématérialisées

Si de nouvelles mesures ont été prises concernant l’e-invoicing qui n’est autre que la digitalisation des factures, c’est en partie parce que ce système de gestion est rempli de bénéfices. Outre le fait qu’il permet à l’état de contrôler la TVA, la dématérialisation de factures représente un gain de temps considérable, car celles-ci ne sont plus traitées manuellement. De plus, l’automatisation permet de faire des économies sur les charges de gestion de la facturation tout en réduisant les risques d’erreurs. Sans compter que cette solution est meilleure pour l’environnement.

En conclusion, la digitalisation de la facturation vient faciliter le processus d’e-reporting qui est la transmission de données et d’informations à l’administration concernant les opérations commerciales. Par ailleurs, elle comporte de nombreux avantages pour les entreprises et pour l’État.

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