La dématérialisation d’une facture et la facturation électronique ne sont pas la même chose, et c’est la seconde qui devient obligatoire en France. Depuis le 1er janvier 2020, les factures destinées au secteur public passent par Chorus Pro. Pour les échanges entre entreprises, la réforme s’applique par étapes : la réception des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026, tandis que l’émission est obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, puis en septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Voyons comment cela fonctionne et comment s’y préparer.
C’est quoi la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation pour la facturation consiste à faire passer un document du support papier à un support numérique. Tout le processus de traitement de la facture se fait alors de manière numérique. Pour avoir une valeur légale, la facture doit respecter certaines exigences. On distingue trois cas :
- Les factures numérisées : un document papier scanné pour l’archiver.
- Les factures dématérialisées traditionnelles : un fichier (souvent un PDF) envoyé par e-mail, sans données structurées.
- Les factures électroniques structurées : créées et échangées via un logiciel ou une plateforme, avec des données exploitables automatiquement.
Quelle différence avec la facturation électronique ?
Dématérialiser une facture consiste le plus souvent à scanner un document papier pour le conserver au format numérique. La facturation électronique, elle, consiste à créer d’emblée une facture numérique contenant des données structurées, que le logiciel du client peut lire et traiter sans ressaisie. C’est ce second modèle que la réforme rend obligatoire.
Les règles de la réforme et les formats acceptés
Les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent émettre et recevoir leurs factures entre professionnels sous forme électronique, via une plateforme agréée. Chorus Pro reste le portail dédié aux factures adressées à l’État, aux collectivités et aux établissements publics. Les e-factures doivent rester authentiques, intègres et lisibles, avec les mentions obligatoires habituelles. Trois formats sont retenus :
- Factur-X : une facture hybride, un PDF lisible par l’humain qui embarque des données structurées au format XML, ce qui permet d’automatiser son traitement.
- UBL : un format XML entièrement structuré.
- CII : un autre format XML structuré, utilisé notamment dans les échanges internationaux.
Un simple PDF envoyé par e-mail n’est plus considéré comme une facture électronique au sens de la réforme. L’échange de données informatisé (EDI) entre deux systèmes reste possible pour les entreprises qui l’utilisent déjà. Le logiciel de facturation choisi doit être compatible avec une plateforme agréée.
L’e-reporting : transmettre ses données
L’e-reporting est la transmission à l’administration de données sur certaines opérations, notamment les ventes à des particuliers et les opérations avec l’étranger, qui ne donnent pas lieu à une facture électronique entre assujettis français. Ces données alimentent le contrôle de la TVA et, à terme, la pré-remplissage des déclarations. La plateforme agréée peut généralement se charger de cette transmission.
Les bénéfices pour l’entreprise
Outre le contrôle de la TVA par l’État, la facture électronique fait gagner du temps, car elle n’est plus saisie à la main. Elle réduit les erreurs, accélère les délais de traitement et de paiement, et diminue les coûts de gestion et de papier.
Comment se préparer, étape par étape
- Repérez votre échéance selon la taille de votre entreprise, sur le site officiel des impôts.
- Faites l’inventaire de vos flux : factures émises, reçues, ventes aux particuliers, opérations à l’étranger.
- Vérifiez que votre logiciel de facturation est compatible, ou choisissez une plateforme agréée.
- Mettez à jour vos fichiers clients : numéro SIREN, adresse de facturation électronique, mentions obligatoires.
- Testez quelques factures, formez les équipes et demandez conseil à votre expert-comptable en cas de doute.
Fondateur de La Dépêche Tech, William O’Rain accompagne PME et médias dans leur croissance digitale. Ses sujets : IA, e-commerce, marketing web, cybersécurité, product & growth. Objectif : transformer l’actu en décisions opérationnelles.