Créer une liste déroulante dans Excel 2010

Une liste déroulante est un excellent moyen de donner à l’utilisateur la possibilité de choisir dans une liste prédéfinie au préalable par vos soins.

Elle peut être utilisée pour un formulaire à faire remplir par l’utilisateur par exemple, ou pour la création de tableaux de bord interactifs au format Excel.

Les listes déroulantes sont également présentes sur de très nombreux sites web et applications, et sont une façon très intuitive pour l’utilisateur d’effectuer un choix.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à créer une liste déroulante dans Excel en quelques secondes, et vous découvrirez tous les trucs géniaux que vous pouvez faire avec.

Comment créer une liste déroulante dans Excel

Dans cette section, vous apprendrez les étapes à suivre pour créer une liste déroulante Excel :

1 – Utiliser les données des cellules.

2 – Saisie manuelle des données.

3 – Utiliser la formule OFFSET.

1 – Utiliser les données des cellules

Supposons que vous ayez une liste d’articles comme indiqué ci-dessous :

Voici les étapes à suivre pour créer une liste déroulante Excel :

1 – Sélectionnez la cellule dans laquelle vous désirez créer la liste déroulante.

2 – Allez dans DATA (Données) -> Data Tools (Outils de données) -> Data Validation (Validation des Données).

3 – Dans la boîte de dialogue Data Validation (Validation des Données), dans l’onglet Settings (Paramètres), sélectionnez List (Liste) comme critère de validation.

  • Dès que vous aurez sélectionné List (Liste), le champ Source apparaîtra.

4 – Dans le champ source, entrez la formule =$A$2:$A$6, ou cliquez simplement dans le champ Source et sélectionnez les cellules désirées à l’aide de la souris et cliquez sur OK. Une liste déroulante sera alors insérée dans la cellule C2.

  • Assurez-vous que l’option de liste déroulante dans la cellule est cochée (qui est cochée par défaut). Si cette option n’est pas cochée, la cellule n’affichera pas de liste déroulante, mais vous pourrez saisir manuellement les valeurs dans la liste.

Note : Il est possible de créer des listes déroulantes dans plusieurs cellules en une seule fois. Il suffira de sélectionner toutes les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer des listes déroulantes, puis suivez ensuite les mêmes étapes que ci-dessus. Assurez-vous bien que les références des cellules sont absolues (comme par exemple $A$2) et non relatives (comme A2, ou A$2, ou $A2).

2 – En saisissant les données manuellement

Dans l’exemple ci-dessus, ce sont les références des cellules qui sont utilisées dans le champ Source. Vous pouvez également ajouter des éléments directement en les saisissant manuellement dans le champ Source.

Par exemple, disons que vous voulez afficher deux options, Oui et Non, dans le menu déroulant d’une cellule. Voici comment vous pouvez les entrer directement dans le champ Source de Validation des Données :

  • Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez créer votre liste déroulante (cellule C2 dans cet exemple).
  • Allez dans DATA (Données) -> Data Tools (Outils de données) -> Data Validation (Validation des Données).
  • Dans la boîte de dialogue Data Validation (Validation des Données), dans l’onglet Settings  (Paramètres), sélectionnez List (Liste) comme critère de validation. => Dès que vous aurez sélectionné List (Liste), le champ Source apparaîtra.
  • Dans le champ source, entrez Oui, Non
  • Assurez vous que l’option de la liste déroulante “In-cell” (“dans la cellule”) est bien cochée.
  • Cliquez sur OK.

Cela créera une liste déroulante dans la cellule sélectionnée. Tous les éléments que vous aurez énuméré manuellement dans le champ Source (tous séparés par une virgule) seront reportés sur des lignes différentes de votre liste déroulante.

Il est possible de créer des listes déroulantes dans plusieurs cellules en une seule fois. Il suffira de sélectionner toutes les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer des listes déroulantes, puis suivez ensuite les mêmes étapes que ci-dessus.

D’autres tutos Excel :

3 – Utilisation des formules Excel

Vous pouvez également utiliser directement une formule dans le champ Source pour créer votre liste déroulante Excel.

Toute formule qui renvoie à une liste de valeurs peut être utilisée pour créer une liste déroulante dans Excel.

Pour notre exemple, supposons que vous disposiez de l’ensemble de données indiqué ci-dessous :

Voici les étapes à suivre pour créer une liste déroulante Excel en utilisant la fonction OFFSET :

  • Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer votre liste déroulante (cellule C2 dans cet exemple).
  • Allez dans DATA (Données) -> Data Tools (Outils de données) -> Data Validation (Validation des Données).
  • Dans la boîte de dialogue Data Validation (Validation des Données), dans l’onglet Settings  (Paramètres), sélectionnez List (Liste) comme critère de validation.
  • Dans le champ Source apparu après avoir sélectionné List (Liste), entrez la formule suivante : =OFFSET($A$2,0,0,5)
  • Assurez vous que l’option de liste déroulante “In-cell” (“dans la cellule”) est bien cochée.
  • Cliquez sur OK.

Cela créera une liste déroulante qui énumère tous les noms des fruits (comme indiqué ci-dessous).

Note : Il est possible de créer des listes déroulantes dans plusieurs cellules en une seule fois. Il suffira de sélectionner toutes les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer des listes déroulantes, puis suivez ensuite les mêmes étapes que ci-dessus. Assurez-vous bien que les références des cellules sont absolues (comme par exemple $A$2) et non relatives (comme A2, ou A$2, ou $A2).

Comment fonctionne cette formule ?

Dans le cas ci-dessus, nous avons utilisé une fonction OFFSET pour créer la liste déroulante. Elle renvoie une liste d’éléments de la gamme A2:A6.

Voici la syntaxe de la fonction OFFSET : =OFFSET(reference, rows, cols, height)

Il faut cinq arguments pour cette formule, nous avons donc spécifié la référence comme A2 (le point de départ de la liste). Rows/Cols est spécifié comme 0 car nous ne voulons pas décaler la cellule de référence. La hauteur est spécifiée comme 5 car il y a cinq éléments dans la liste.

Notez que si vous entrez manuellement la formule dans une cellule, la sélectionnez et appuyez sur F9, vous verrez qu’elle renvoie désormais au tableau des noms des fruits.

Source : TrumpExcel

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