Ces outils en ligne qui aident à améliorer votre productivité

Pour gagner en productivité, il n’existe pas un outil unique : tout dépend de ce que vous voulez améliorer. Gestion de projet, suivi du temps, partage de fichiers ou veille de contenus : voici quelques outils en ligne courants pour chacun de ces besoins, et des critères pour choisir.

Les outils en ligne pour la gestion de projets

Ces outils centralisent les tâches, les échéances et les responsables, ce qui évite les relances et les informations dispersées dans les messageries.

Click Up

L’outil de gestion de projet Clickup est un outil très performant. En effet, il rassemble à lui seul les fonctionnalités nécessaires à toutes sortes de projets. Il dispose des fonctionnalités trouvées dans plusieurs outils différents.  Avec Click Up, il est possible de rédiger directement un document. De plus, il dispose d’un Time tracking ou chronomètre qui va permettre de mesurer la durée de vos tâches. Il permet aussi de réaliser des screenshots et d’enregistrer des vidéos pas trop volumineuses.

Trello

Trello est un outil de gestion en ligne qui s’inspire de la méthode Kanban. Il permet de définir l’état du projet ainsi que la personne ou l’équipe qui doit effectuer chacune des tâches. Trello est un outil intuitif et ludique. Mais ce n’est pas tout, il peut aussi permettre de définir les échéances ainsi que les délais à respecter dans toutes les étapes de la production.

Asana

Asana est un outil de planification de projets cofondé par Dustin Moskovitz, également cofondateur de Facebook. Son interface est claire et facile à prendre en main. Il permet aux équipes de suivre l’avancement d’un projet en temps réel, et chaque membre peut commenter une tâche pour partager les informations utiles au bon endroit.

Les outils en ligne pour suivre son temps

Savoir où passe le temps est le premier pas pour en gagner. Ces outils mesurent la durée consacrée à chaque tâche.

Time Doctor

Time Doctor est une solution web qui permet d’analyser le temps que les équipes consacrent à leurs tâches et à leurs pauses. Selon la configuration, il peut enregistrer les sites consultés et prendre des captures d’écran à intervalles réguliers, puis calculer automatiquement les heures travaillées. Ce type de suivi doit rester proportionné : les salariés doivent en être informés au préalable, et il convient de respecter la réglementation sur les données personnelles. En cas de doute, demandez conseil à un juriste ou à votre délégué à la protection des données.

Toggl Track

Toggl Track est un outil de suivi du temps. Il peut s’utiliser seul, pour améliorer ses propres habitudes, ou en équipe. Il permet de préciser la durée consacrée à chaque tâche de chaque projet et de produire des rapports. Ces données aident à repérer les tâches chronophages et à mieux estimer les délais des projets suivants.

Harvest

Harvest associe suivi du temps et gestion des dépenses. Il est simple à utiliser et se connecte à d’autres outils en ligne, ce qui permet de suivre plusieurs projets à la fois. Relié à certains logiciels de comptabilité, il peut faciliter la facturation des clients à partir des heures enregistrées.

Les outils de partage en ligne

Pour partager des connaissances et des fichiers sans multiplier les pièces jointes, mieux vaut un espace commun où chacun retrouve la dernière version.

Dropbox Paper

Dropbox Paper permet de créer, modifier et organiser des documents à plusieurs. Il offre aussi la possibilité d’y intégrer des fichiers, de commenter et de partager le contenu avec les coéquipiers, ce qui en fait une base de connaissances simple pour les projets. Vérifiez sur le site de l’éditeur les fonctions actuellement disponibles, car elles évoluent.

Google Drive

Google Drive propose un espace de stockage pour partager des fichiers facilement. Vous choisissez ce que peuvent faire les destinataires : lire, commenter ou modifier. Vous pouvez aussi donner accès à plusieurs utilisateurs et retirer ce droit à tout moment. Pensez à vérifier régulièrement qui a accès à quoi.

TransferNow

TransferNow sert à envoyer des fichiers volumineux, par lien ou par e-mail. Vous pouvez gérer les liens de téléchargement, et les fichiers sont supprimés automatiquement à l’issue de la durée d’expiration, ce qui limite leur exposition. Les limites de taille et de durée dépendent de l’offre choisie.

Les outils en ligne pour la veille et la curation de contenus

Trier l’information utile fait gagner du temps, à condition de s’appuyer sur des outils de veille.

Hubspot

Hubspot est une plateforme de marketing qui inclut aussi une solution de CRM. Elle aide à suivre les contenus publiés par les clients, les acteurs du secteur et les concurrents, et à organiser le partage de ses propres contenus.

Scoop.it

Scoop.it est un outil de curation. Il parcourt régulièrement des sources web pour en extraire les informations importantes, qu’on peut ensuite organiser, annoter et réutiliser pour de nouveaux contenus. Il se connecte aussi à d’autres outils.

Pocket et les alternatives

Pocket permettait d’enregistrer des pages web pour les lire plus tard, hors connexion. Le service ayant été arrêté, vérifiez sa disponibilité avant de vous y fier : d’autres applications de lecture différée remplissent la même fonction.

Comment choisir et éviter les erreurs courantes

• Partez d’un problème précis (retards, fichiers perdus, factures lentes) plutôt que d’un outil à la mode.
• Testez la version gratuite ou d’essai avec une petite équipe avant de généraliser.
• Vérifiez les tarifs, l’hébergement des données et les options d’export sur le site officiel.
• Évitez d’empiler les outils : deux ou trois bien utilisés valent mieux que dix délaissés.