Le temps du travail sur papier est révolu, place à la nouvelle ère numérique : le document est dématérialisé grâce à la Gestion électronique des documents (GED) !

Au sein d’une entreprise, il est fort de constater des étagères remplies de cartons d’archivages avec des années qui défilent. Avoir la maîtrise des informations qui circulent au sein de sa société est indispensable pour la bonne gestion d’entreprise.

Aussi, la GED est un support numérique permettant d’exploiter l’ensemble de vos documents et de simplifier votre travail au quotidien. C’est un outil qui vous permet de gérer vos documents de façon numérique et ainsi de vous libérer de cet encombrement papier.

Pas à pas des étapes essentielles dans la GED

La gestion numérique des documents est conditionnée par des étapes essentielles. Il s’agit dans un premier temps de numériser tous les documents papiers.

Une fois cette étape franchie, le logiciel classifiera les documents afin de faciliter leur exploitation.

Puis viendront les étapes de diffusion et d’archivage. C’est la garantie à une optimisation d’accès aux informations et de stocker les documents indispensables.

Vous pouvez obtenir des avis afin d’avoir plus en détails des informations sur les fonctionnalités de ce logiciel.

avantages de la GED

Finance et comptabilité : des gains de productivités certains avec la GED

Fichiers des écritures comptables (FEC), factures, bilans…. Nombreux sont les documents qui circulent auprès des directeurs financiers et comptables. Ces derniers sont les garants d’une expertise financière à l’entreprise. La crise sanitaire COVID-19 a impacté fortement le monde du travail par la digitalisation.

Ainsi, une mise en place d’une GED permet non seulement de répondre à la nouvelle façon de travailler, mais aussi de décupler la productivité de vos services Finance et Comptabilité en numérisant vos tâches.

La GED : un profit certain pour les services financiers et comptables entre autres

L’équipe comptable est l’élément central d’une entreprise. Elle doit être en mesure de fournir, à tout moment des données sur la rentabilité, mais aussi et surtout sur les finances de l’entreprise.

Travailler manuellement entraîne souvent des délais supplémentaires dans l’enregistrement et la transmission des informations. Opter pour une GED implique la suppression de papiers, et la centralisation des informations importantes au sein d’une entreprise. Cela permet d’éviter ainsi la perte de documents ou d’éviter des répétitions de tâches manuelles.

Un enregistrement rapide des factures au sein de la comptabilité

Le service comptabilité est également impacté par la transformation digitale. Le temps consacré à saisir manuellement des factures représente en moyenne un tiers de la journée par les services comptables. Alors qu’en optant pour un traitement dématérialisé, ces derniers gagneraient au moins 50% de temps par rapport au traitement papier, temps non négligeable pour mener à bien d’autres tâches.

La GED procède aussi bien à l’enregistrement des factures papiers qu’électroniques et ainsi de les relier avec les bons de commande correspondants. Non seulement, la GED est personnalisable, mais elle facilite la gestion des paiements dans le grand livre comptable.

En supprimant les éléments papiers, cela vous permettra de supprimer des erreurs administratives, de réduire la charge de travail en classement de papiers, tâche qui est indéniablement chronophage. Contourner la saisie manuelle permettra aux collaborateurs de dégager du temps et ainsi de s’attarder sur des tâches plus essentielles à l’entreprise, comme la relation client.

Vous l’avez compris, opter pour une GED vous permettra d’accélérer et de fiabiliser le traitement des factures fournisseurs et tout autre document ! Ainsi, la transition numérique des services financiers et comptables apporte une nouvelle ère à la façon de travailler tout en gardant l’essence même du cœur du métier.