À l’ère du numérique et des nouvelles technologies, les entreprises ont nettement évolué en termes de gestion. Par conséquent, elles ont pu améliorer leur relation client. Grâce à la téléphonie sur IP les professionnels du monde entier peuvent à présent communiquer via un réseau internet rapidement et efficacement. Et ce n’est pas tout ! Toujours en quête de plus de modernité,  les numéros virtuels ont pris la place des téléphones fixes au sein des sociétés. Et pour cause, ces solutions de télécommunications digitales sont économiques, flexibles et faciles d’utilisation. Dans cet article, découvrez pourquoi il est important d’élargir la téléphonie de votre entreprise et de l’optimiser afin de gagner en productivité et de développer votre activité. 

Le numéro virtuel, une technologie révolutionnaire 

Un numéro virtuel, qu’est-ce que c’est ? 

Rien de tel que de recourir aux outils de téléphonie cloud à l’exemple des numéros virtuels pour optimiser votre téléphonie d’entreprise. D’ailleurs, certaines plateformes, à l’exemple de Kavkom proposent leurs services aux entreprises afin qu’elles puissent améliorer leur communication interne et externe

Mais avant tout, qu’est-ce qu’un numéro virtuel ? Il faut savoir que ce dernier n’est autre qu’un numéro numérique qui fonctionne sans carte SIM et qui n’est pas directement associé à une ligne téléphonique. Pour ce qui est de la gestion de ce numéro, elle se fait via une connexion internet. Concernant son rôle, il sert à rediriger les appels entrants vers une ou plusieurs lignes qui existent déjà (smartphone, tablette, ordinateur, fixe…). À contrario, il peut aussi s’afficher lors d’appels sortants (durant une campagne de prospection). 

Ses différents types et son fonctionnement 

Afin de pouvoir bénéficier des services de ce type de numéro, il faudra simplement faire appel à un opérateur spécialiste en la matière. Puis, vous pourrez choisir le numéro qui correspondra le mieux à votre domaine d’activité. Par la suite, vous aurez la possibilité de personnaliser votre gestion d’appel en créant des règles de transfert (en choisissant des horaires spécifiques par exemple). 

Sachez qu’il existe différents types de numéros virtuels : 

  • Le numéro géographique : il est composé de 10 chiffres et permet de choisir son indicatif géographique. Il correspond parfaitement aux entreprises exerçant une activité locale.  
  • Le numéro SVA (service à valeur ajoutée) : ils sont très utilisés et composés de 10 chiffres, ils commencent par un 08 (numéro vert, numéro majoré…). Parfois ils peuvent être à 4 chiffres seulement. 
  • Le numéro virtuel international : celui-ci affichera l’indicatif de votre pays. Il est très utile pour les appels à l’étranger.
  • Le numéro virtuel mobile : il permet de recevoir différents numéros sur un seul et unique mobile. 

Les avantages de cette solution de communication pour les entreprises 

Ce moyen de communication moderne comporte de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, cette solution est très économique, car elle n’a besoin que d’une connexion internet accompagnée d’un appareil configuré. Par ailleurs, elle améliorera l’image de votre société. Parce qu’avec le numéro géographique, vous pourrez choisir un indicatif national ou régional en fonction de vos besoins professionnels. 

De plus, il sera un gain de temps et d’efficacité pour la gestion de vos affaires. Vous serez en mesure de trier de manière automatique tous vos appels entrants et de les gérer intelligemment. Ce qui signifie que vous allez aussi optimiser votre service client, en plus de pouvoir identifier les appels via diverses fonctionnalités. 

La téléphonie cloud au service des entreprises 

Autrefois, les entreprises géraient leur activité via un réseau téléphonique commuté RTC. À présent, avec une solution Cloud, la télécommunication des entreprises se fait par la technologie Voix sur IP qui exploite toutes les performances de l’internet haut débit. Grâce à la téléphonie Cloud, les outils de l’entreprise se voient être hébergés sur des serveurs distants, pour s’y connecter l’entreprise a besoin d’une simple application. C’est donc de par la VoIP que les appels sont traités. 

Si ce système innovant est tant aimé des sociétés, c’est parce qu’il leur permet de croître en flexibilité. Ces derniers peuvent travailler n’importe où dans le monde en étant connectés sur un réseau internet et à n’importe quel moment de la journée. Par ailleurs, la gestion complète de leur entreprise se fait avec cette solution. Les services étant dématérialisés, le fournisseur de téléphonie IP se chargera d’allouer les ressources à la gestion et à la maintenance d’équipements. 

Un système téléphonique associé aux outils informatiques 

Le système téléphonique des entreprises associé à leurs outils informatiques permet à leurs équipes de fournir un travail optimal, car ils pourront synchroniser les appels avec le logiciel CRM ou encore le logiciel de gestion des stocks et le planning. De plus, il est possible de créer un serveur vocal interactif et de le personnaliser. L’association du CRM avec la téléphonie d’entreprise va révolutionner l’organisation de votre société et la qualité de votre service client grâce à différentes fonctionnalités : 

  • Click to call : il permet d’appeler un client en cliquant sur le champ de numéro de téléphone qui se trouve sur la fiche de son CRM.
  • Affichage des fiches clients : durant les appels entrants il y aura le numéro et le contact qui y est associé qui s’afficheront sur le CRM. 
  • Journal des appels : tous les appels seront répertoriés sur les fiches des clients qui y sont associés.

En plus de cela, vous pourrez bénéficier de bien d’autres avantages. Comme le fait de pouvoir personnaliser l’accueil que vous ferez à vos clients lors des appels, de traiter les demandes rapidement, l’historique des appels vous aidera à être en parfaite coordination avec vos équipes, car vous aurez à disposition tous les renseignements nécessaires sur votre clientèle. Par ailleurs, vous pourrez traiter efficacement vos appels et même analyser les performances de vos équipes tout cela grâce à la technologie de la téléphonie IP et du CRM. 

Ainsi, vous l’auriez compris. Si vous désirez maximiser la gestion de votre entreprise, il est essentiel d’adopter un système de téléphonie VoIP dans vos locaux et d’utiliser un numéro virtuel. Cet outil de téléphonie Cloud comporte de nombreux avantages en termes de gestion, d’optimisation de travail et de productivité. En plus d’améliorer votre image, vous allez pouvoir offrir à vos clients un service de qualité. De plus, pour renforcer les performances de votre système de téléphonie il vous est possible de l’associer à votre CRM. Réalisez vos objectifs grâce à ces technologies innovantes. 

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