Aujourd’hui, il n’est pas aisé de gérer des recrutements de personnes en contrats aidés, que ce soit en CDI ou CDD. Pour aider les employeurs à effectuer leurs états de présence, un site a été mis à leur disposition par l’ASP. Il s’agit du téléservice SYLAe. Il permet de faire la saisie en ligne des états de présence et de télétransmettre en toute sécurité les données déclaratives. Dès son lancement, la plateforme a connu un succès remarquable. En effet, c’est aujourd’hui plus de 1 employeur sur 3 qui s’y est inscrit. Depuis juillet 2015, son utilisation a été rendue obligatoire. Quels sont les employeurs concernés par le portail SYLAe ? Quelles obligations pour les employeurs qui utilisent les contrats aidés ? Comment se connecter à la plateforme ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la plateforme SYLAe de l’ASP !

L’ASP et SYLAe : qu’est-ce que c’est ?

Ici, il sera question de découvrir l’essentiel sur l’ASP et le SYLAe.

Qu’est-ce que l’ASP ?

Logo ASP Agence de Services et de paiement

Créée le 1er avril 2009, l’Agence de Services et de Paiement (ASP) est un organisme public de paiement français. Il est au service de la mise en œuvre des politiques publiques européennes, nationales et locales. L’ASP constitue le premier payeur européen d’aides agricoles. C’est aussi l’un des premiers opérateurs de l’État en termes de crédits versés. L’organisme gère plus de 200 dispositifs dans des domaines très variés.

À la fois, il accompagne les décideurs publics dans la mise en place de leurs aides et les bénéficiaires dans leurs démarches. Les principales missions de l’ASP sont au nombre de quatre. Il s’agit de conseiller, gérer, contrôler et payer. À cette date, l’institution compte plus de 2 000 agents répartis dans 17 directions régionales.

Qu’est-ce que SYLAe ?

Logo SYLAé

SYLAe est un portail en ligne développé et mis en place par l’ASP en 2009. C’est un outil qui permet aux employeurs de bien gérer les contrats aidés. Grâce à ce portail, les recruteurs réalisent sereinement les démarches relatives aux déclarations et aux formalités administratives à transmettre au CERFA.

SYLAe est un peu comme ce que le site URSSAF représente pour les autos-entrepreneurs. La seule différence est la suivante. L’URSSAF a pour principale mission de collecter les cotisations salariales et patronales.

Quels employeurs sont concernés par le portail SYLAe ?

Les contrats aidés ont été prévus pour les personnes qui accèdent difficilement au monde professionnel. Ils sont relatifs aux aides financières publiques versées aux personnes qui ont du mal à trouver un travail. Pour leurs différents contrats aidés, cinq différentes catégories d’employeurs peuvent s’inscrire sur le portail. Il s’agit entre autres des employeurs des contrats ci-après :

  • Contrat Unique d’Insertion (CUI) ;
  • Aide à l’embauche des jeunes (AEJ) ;
  • Emploi d’avenir (EAV) ;
  • Aide unique à l’embauche d’apprentis (AUEA).

Peuvent également s’inscrire sur la plateforme, les employeurs bénéficiant de l’AMEETH.

L’AMEETH est une aide financière accordée par l’État aux entreprises afin d’embaucher des travailleurs ayant des difficultés pour trouver un emploi en raison d’un handicap. Plus précisément, l’AMEETH représente l’Aide à la Mobilisation des Employeurs pour l’Embauche des Travailleurs Handicapés.

Quelles obligations de SYLAe pour les employeurs utilisant les contrats aidés ?

Une fois leurs comptes personnels créés, il est demandé aux employeurs de renseigner quelques informations précises. Ces dernières sont particulièrement relatives aux salariés en contrats aidés. Cette disposition a été prévue par un arrêté du 26 novembre 2012. Elle stipule que chaque employeur doit déclarer et transmettre les informations sur ses salariés à l’Agence de Service et de Paiement.

Parmi celles-ci, il y a :

  • l’identité du salarié et le numéro auquel la convention individuelle a été enregistrée ;
  • la durée et la date réelle de fin du contrat aidé ;
  • le nombre de fois que le salarié a été absent au travail ;
  • le montant exact de sa paie (rémunération) ;
  • les raisons de rupture du contrat aidé et celles de suspension du travailleur ;
  • les coordonnées bancaires du recruteur. Ce sont par elles que sont versées les aides financières.

Petite précision, les employeurs sont les seules personnes autorisées à fournir ces renseignements à l’Agence de Services et de Paiement. Cela peut changer seulement lorsque la plateforme est sujet à des problèmes techniques.

Par ailleurs, pour être à jour de leurs obligations auprès du régime d’assurance-chômage, les employeurs doivent se connecter chaque mois sur la plateforme. Ils doivent ainsi télé-déclarer les états de présence de leurs salariés.

Quels avantages offrent SYLAe et SYLAe Premium ?

L’utilisation de SYLAe offre de nombreux avantages.

Un gain de temps considérable

En moyenne, il faut 7 minutes pour faire la télédéclaration de présence de salariés sous contrats aidés. C’est cela le principal avantage de la dématérialisation. En quelques clics, vous pouvez modifier des coordonnées et suspendre un contrat. Vous pouvez même faire une déclaration mensuelle.

De plus, les tâches peuvent être effectuées à n’importe quel moment de la journée. Le portail est, en effet, accessible 24 h/24. Plus besoin de vous déplacer, car tout se fait en ligne.

Une gestion plus simplifiée

Avec la plateforme SYLAe, les employeurs gèrent plus facilement et simplement les états de présence. Très intuitive, celle-ci vous guide dans la réalisation de toutes les tâches à effectuer. En outre, elle permet de consulter les avis de paiement et facilite le calcul des aides financières à recevoir par les employeurs. Pour finir, SYLAe assure une communication sécurisée avec l’ASP. Au moindre souci, ils vous renverront des notifications par mail de façon automatique.

Le respect de l’environnement

SYLAe contribue grandement au respect de l’environnement. Il réduit la pollution en diminuant le nombre de courriers envoyés et en minimisant considérablement le taux d’émission de dioxyde de carbone (CO2) dû au transport du courrier.

L’option Premium de SYLAe

SYLAe Premium ou « le zéro papier » permet la dématérialisation totale.

Autrement, c’est la version complètement dématérialisée du portail de l’ASP. Cette option permet notamment à l’employeur d’effectuer toutes ses opérations de saisie en ligne. Il n’aura pas besoin de faire une impression ou une transmission de documents par voie postale. Il gagnera beaucoup de temps en signant et en transmettant ses documents en ligne.

Pour accéder à cette version, vous devez nécessairement acheter un certificat électronique.

Des avantages financiers

Les employés de contrats aidés inscrits sur SYLAe bénéficient également de certains avantages financiers mis en place par l’État. Ils peuvent profiter de réductions, d’exonérations, de subventions. L’unique condition pour en bénéficier est de recourir au service de transmissions des états de présence. Celui-ci, vous le trouverez sur le portail en ligne SYLAe.

En plus d’encourager le recrutement des personnes présentant des difficultés d’insertion professionnelle, cette condition existe pour favoriser l’utilisation du site. Sans bien évidemment oublier que le portail en ligne SYLAe permet aussi aux employeurs de réaliser des économies sur les frais postaux.

Comment se connecter sur SYLAe ?

Pour se connecter au portail SYLAE, rien de plus simple. Rendez-vous sur l’adresse https://sylae.asp-public.fr/. Après, vous n’aurez qu’à suivre les instructions. Si vous visitez la plateforme pour la première fois, vous devez créer un nouveau compte.

Pour créer votre compte, vous devez préalablement saisir votre numéro SIRET et un code d’enregistrement. Ce dernier est délivré soit par le prescripteur (Pôle Emploi, Mission locale), soit par l’ASP lors de la validation d’une première demande d’aide.

Pour ceux qui ne disposent pas du code d’enregistrement, ils devront cliquer sur l’onglet « Demander mon code d’enregistrement ». Il est situé juste en bas de chaque page relative à la création de l’espace privé. Par ailleurs, si vous avez déjà un compte, saisissez simplement vos identifiants (login et mot de passe) pour accéder au service.

Où trouver le code d’inscription SYLAe ?

Pour recevoir son code d’inscription, il faut en amont créer son espace personnel sur SYLAe. Ensuite, vous devez faire une demande de code d’inscription après avoir saisi le SIRET de votre entreprise. Après cela, le code d’inscription vous sera envoyé par courrier. C’est un code d’activation composé de 10 caractères.

Le délai de réception est de 10 jours environ.

Comment contacter SYLAe ?

Pour contacter le service SYLAe, vous pouvez joindre l’Agence des Services de Paiement (ASP) au 0555120000. Le service est disponible du lundi au vendredi de 9 h à 19 h. Vous pouvez également les contacter par courriel à l’adresse CONTACT-SYLAE@ASP-PUBLIC.FR.

Comment remplir le suivi d’activité SYLAe ?

Après votre inscription sur la plateforme SYLAe, vos dossiers apparaîtront sur votre compte personnel. Dès ce moment, vous devez saisir vos suivis d’activité. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Mes actions » et ensuite sur « Saisir mes suivis d’activité ».

En cliquant sur le numéro de dossier, vous accédez aux différents mois que vous pourrez compléter ou modifier.

Comment déclarer sur SYLAe ?

Rien de plus facile que de déclarer vos états de présence sur la plateforme SYLAe. Après avoir créé votre compte personnel et après l’avoir validé, vous n’avez qu’à cliquer sur l’onglet « Mes Actions » et suivre les différentes instructions.

Comment saisir une absence sur SYLAe ?

Pour saisir les absences, la procédure à suivre est la suivante.

Premièrement, cliquez sur le menu déroulant de l’onglet « Traitement du mois ». Sélectionnez ensuite l’onglet « Saisie de l’activité ». Sur le calendrier, vous aurez à cliquer une première fois sur le 1er jour de l’absence. Maintenez enfoncée la touche shift et cliquez sur le dernier jour de l’absence. Là, vous pouvez relâcher la touche shift. Vous remarquerez que la période d’absence deviendra colorée et un encadré apparaîtra.

Après, renseignez le motif d’absence dans le menu de gauche. Ce peut être en raison des congés payés, des RTT, une absence non rémunérée, un accident du travail, etc. Vous avez la possibilité d’ajouter si nécessaire un commentaire qui apparaîtra sur le bulletin.

Pour finir, validez en appuyant sur la touche « Appliquer ». Pour supprimer une absence, cliquer sur l’absence dans le calendrier. Cliquez ensuite sur « supprimer » dans le menu à droite. Pour modifier une absence, faites un simple double clic sur l’absence existante.

Voilà, vous savez tout désormais à propos du portail en ligne SYLAe. Il facilite la vie des employeurs et permet l’insertion professionnelle des personnes en difficultés.

Tuto Vidéo : Comment saisir une absence sur SYLAe ?

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