L’organisation d’un séminaire n’est pas à prendre à la légère. C’est l’occasion pour l’entreprise de réunir l’ensemble des collaborateurs. Le séminaire a également pour vocation de renforcer la culture d’entreprise en organisant une réunion hors du cadre original, dans un environnement nouveau, neutre, propice à instaurer une communication entre les participants.
L’entreprise ne doit pas rater cette occasion pour diffuser au mieux le message qu’elle souhaite. Pour cela, elle a besoin que l’événement se déroule de manière professionnelle, sans accroc, avec du matériel à la hauteur. Ce matériel, rien n’oblige à l’acheter, surtout pour un événement occasionnel, il est au contraire plus intéressant de se diriger vers une location.
Dans cet article, nous verrons quel matériel informatique une entreprise a besoin de louer pour organiser un séminaire professionnel.
1. Louez des tablettes tactiles pour vos événements pro
Différents facteurs entrent en jeu quand il s’agit d’évaluer la réussite d’un séminaire, ou toute autre réunion professionnelle. On pense bien souvent au sujet du séminaire, à la manière d’aborder les différents thèmes, à l’exactitude des chiffres; la pertinence des conclusions, etc. Cependant, la réussite d’un séminaire ne se base pas que sur le fond, la forme y a une importance de taille.
C’est pour cela qu’il est crucial de s’équiper convenablement pour une réunion importante, via la location de matériel infomatique, et parmi l’équipement nécessaire, il y a les tablettes tactiles.
Lors d’une réunion professionnelle, vous pouvez choisir d’instaurer une ambiance aux couleurs de votre entreprise. Cela passe par le mobilier, les décorations murales, mais également par la personnalisation du matériel informatique loué. Ce n’est pas possible pour tout le matériel, d’où l’utilité de la tablette en location, que l’on peut aisément personnaliser (écran d’accueil) même si elle n’est que louée.
Bien évidemment, le but de la location d’une tablette tactile ne se résume pas à en modifier le fond d’écran pour l’adapter à l’événement. La tablette permet aux participants de poser des questions en direct, elle facilite la communication et aide à vérifier la compréhension de chacun grâce à la mise en place d’un quizz par exemple.
Enfin, la tablette est un collecteur d’informations formidable. Une fois le séminaire terminé, il est tout à fait possible de recueillir les données des différentes tablettes et les analyser en vue d’améliorer son entreprise.
2. La location de matériel audiovisuel
Vous l’aurez compris, la location de matériel pour un séminaire ne se résume pas aux tablettes tactiles. Un ensemble de matériel audiovisuel est nécessaire pour la tenue d’une réunion professionnelle digne de nom.
Tout d’abord, il faut s’assurer que l’audience entende et comprenne ce que les participants disent. Il y a donc besoin de louer des micros, des hauts parleurs et des amplificateurs de qualité. Une bonne sonorisation est absolument nécessaire si vous tenez à ce que la réunion se déroule correctement et soit profitable à tous. Evidement, des tests seront faits en amont pour être opérationnel le jour J.
Un bon séminaire nécessite aussi la location de vidéoprojecteurs (ou de tablettes géantes selon les moyens). Un tableau interactif est en général plus performant, mais pour un événement occasionnel, un afficheur type vidéoprojecteur est plus adapté. En effet, le tableau interactif demande beaucoup plus de temps pour l’installer et selon les structures choisies pour la réunion, il ne sera pas toujours possible de lui trouver un emplacement adéquat.
En règle générale, la société de location du matériel audiovisuel se charge également de son transport et son installation. Veillez à vous renseigner suffisamment afin de ne pas vous retrouver dans une mauvaise situation le jour fatidique. Les techniciens qui installent le matériel peuvent même rester pour la supervision pendant l’événement, vous permettant ainsi de travailler tranquillement, avec des experts à proximité en cas de besoin.
3. Des bornes multimédia pour vos présentations
Si vous désirez du matériel tendance et performant, alors optez pour les bornes multimédia. Ces nouveaux joujoux informatiques se retrouvent de plus en plus au sein d’enseignes très variées. Vous pouvez en croiser devant une pharmacie, dans un restaurant fast-food ou même à l’hôpital. Elles peuvent servir à la communication ou à désengorger les queues d’attente.
Dans le cadre d’une réunion professionnelle, la borne multimédia peut être très utile à bien des égards. C’est un service digital qui offre un complément d’information accessible à tous. Les participants peuvent consulter les bornes à leur disposition afin de s’enquérir du déroulement du séminaire mais pas seulement. Ils peuvent accéder à tout le contenu que les organisateurs ont décidé d’y afficher. Il peut s’agir d’images ou de vidéos informatives, de documentation concernant l’entreprise, de son site internet etc.
C’est un outil qui peut être bénéfique pour l’organisateur car il offre un accès libre, sans intermédiaire, à tous les participants présents. Il améliore ainsi la communication entre les différents collaborateurs, tout en étant un argument en faveur de l’image de marque de l’entreprise.
La borne permet donc de diffuser du contenu sur simple demande (ou en continu), elle est une assistante pour trouver des informations (sans besoin d’intermédiaire) et elle procure une meilleure visibilité à l’événement. Et, en plus de tout cela, il existe un grand nombre de bornes fonctionnant à l’énergie solaire, un point positif donc pour le côté écologique.
4. En quoi la location de matériel permet-elle de réaliser des économies ?
On pourrait se demander s’il n’est pas plus intéressant d’investir dans ce matériel plutôt que de procéder à une location. Le problème c’est qu’en dehors de cet événement, ce matériel ne sera plus d’aucune utilité, et rejoindra le stock des objets inutiles dans une pièce au dépôt. La location est donc objectivement une solution qui permet de réaliser des économies pour l’entreprise.
La location est pertinente pour deux raisons : premièrement, à quoi bon investir dans du matériel qu’on n’utilise qu’occasionnellement ? On pourrait rétorquer que le cumul des prix de location chaque année (ou semestre ou peu importe) revient au prix d’achat. Cela peut être vrai pour une entreprise qui organise beaucoup de séminaires, mais ce n’est pas le cas pour la plupart. Il suffit de compter le prix d’une location et le prix d’achat de tout le matériel pour constater l’écart.
Deuxièmement, la location permet de bénéficier du matériel dernier cri. En achetant ce genre de matériel, il faudra beaucoup de temps avant de pouvoir le changer pour investir dans du nouveau. La location quant à elle donne la possibilité de louer du matériel moderne et de plus en plus performant à chaque fois.