Les logiciels de planification, ou logiciels de gestion de projet, facilitent l’organisation et la coordination lors de la réalisation d’un projet. Utiles aux grandes entreprises comme aux petites structures, ces logiciels présentent un ensemble de fonctionnalités permettant de mener à bien les tâches tout en améliorant la productivité de l’équipe.
Quel est leur fonctionnement ? Quels sont les avantages et les inconvénients des logiciels de planning ? C’est ce que nous verrons dans cet article.
Comment fonctionne un logiciel de planification ?
Les logiciels de planification fonctionnent sur le principe de la centralisation des informations. Ils regroupent toutes les données relatives à un projet sur une seule et même plateforme. Ils permettent de voir rapidement l’état d’avancement du projet, les tâches à accomplir et celles en retard, grâce à une vue d’ensemble.
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Parmi la variété de fonctionnalités que l’on trouve sur un logiciel de planning, on peut citer les suivantes :
La planification des tâches
Un logiciel de planification permet d’attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe, d’en ajouter et de les modifier. Chaque tâche peut se voir définir une échéance.
Le suivi de l’avancement
Les logiciels de planning vous facilitent sur le suivi de l’état d’avancement de votre projet en mettant à votre disposition un ensemble d’outils conçus à cet effet. Des tableaux de bord, des rapports personnalisables, etc., pour que vous puissiez évaluer votre rythme de travail, le retard accumulé, les tâches restant à accomplir par rapport à votre calendrier.
La collaboration
Ce sont des logiciels qui favorisent grandement la collaboration entre les différents membres participant au projet. Plusieurs fonctionnalités de collaboration ont été intégrées dans ces logiciels afin de faciliter et d’optimiser le travail d’équipe. Vous pouvez, entre autres, partager des fichiers, recevoir des feedbacks, commenter directement sur la plateforme, discuter des tâches et leur avancement, etc.
La gestion des ressources
Il existe en outre, sur certains logiciels, des fonctionnalités permettant de vous aider à gérer vos ressources de manière efficace. Grâce à des statistiques concernant le temps passé sur chaque tâche durant le projet, les coûts qui y sont associés, le nombre d’intervenants pour leur réalisation, ainsi que d’autres indicateurs pertinents, vous pourrez prendre des décisions optimales concernant la manière d’allouer vos ressources.
L’intégration avec d’autres outils
Un logiciel de planification peut, en général, être intégré à d’autres outils que vous utilisez probablement déjà. On pense notamment aux logiciels de communication tels que Teams ou Slack, aux outils de gestion des documents comme Dropbox ou Google Drive, etc.
Les avantages des logiciels de planning
L’utilisation des logiciels de planification offre un ensemble d’avantages :
- Une meilleure communication : les échanges entre les membres de l’équipe sont plus fluides grâce à la centralisation des informations.
- Une efficacité accrue : les fonctionnalités comme le suivi d’avancement du projet ou l’automatisation de tâches fait gagner en temps et en productivité.
- Une plus grande visibilité : avec une vue d’ensemble du projet, il est plus facile de repérer les problèmes et prendre des décisions éclairées de manière précoce.
- Une meilleure accessibilité : en général, les logiciels sont basés sur le cloud, ils demeurent donc accessibles à tout moment.
Les inconvénients
Il y a certains inconvénients que l’on peut rencontrer lors de l’utilisation d’un logiciel de planning :
- Certains modèles sont complexes à maîtriser.
- Ils peuvent être coûteux, surtout quand il y a besoin de multiples licences pour une équipe nombreuse.
- Une surcharge d’informations peut compliquer la concentration.