Comment bien préparer le déménagement de ses locaux d’entreprise ? 

Pour réussir le déménagement de vos locaux, le plus efficace est de partir d’un rétroplanning : on fixe la date d’emménagement, puis on remonte en arrière pour placer chaque tâche (préavis, devis, tri, communication, informatique). Voici comment procéder.

Pourquoi et où déménager son entreprise ?

Changer de bureaux est une décision qui doit être mûrement réfléchie. Les causes sont variées : locaux trop étroits, augmentation du nombre de salariés, loyer trop élevé, accès difficile pour les clients ou l’équipe. Identifier clairement la raison vous aide à définir vos critères : surface, nombre de bureaux, salles de réunion, accessibilité, transports, stationnement, connexion internet disponible.

Relisez aussi votre bail actuel : durée, préavis à respecter et conditions de remise en état des lieux peuvent influencer la date du déménagement.

Établir un rétroplanning

1. Plusieurs mois avant : valider le budget, signer le bail du nouveau local et envoyer le préavis de l’ancien.
2. Quelques semaines avant : demander les devis, trier les archives et le mobilier, prévenir les équipes.
3. Les derniers jours : étiqueter les cartons par service, sauvegarder les données, préparer les accès du nouveau site.
4. Après le déménagement : vérifier le matériel, faire l’état des lieux de sortie et mettre à jour les adresses.

Conseils pour choisir une société de déménagement

Pour déménager votre société, vous aurez sûrement besoin d’aide. Pour cela, il est essentiel de faire appel à des professionnels du déménagement. Vous devrez aussi en amont prévoir de louer un monte meuble afin de déménager vos biens au meilleur prix. Pensez à choisir des experts dans le domaine pour bénéficier de services de qualité et d’un déménagement sécurisé. En ayant conscience de l’ampleur des opérations à effectuer et en faisant appel à des déménageurs avec la location de véhicules adaptés, vous serez en mesure de fixer une date de déménagement.

Demandez au moins trois devis détaillés après une visite des locaux, et comparez ce qu’ils incluent : emballage, démontage du mobilier, manutention, assurance du transport. Vérifiez que le prestataire est assuré, et prévoyez un repérage des accès (ascenseur, escaliers, stationnement du camion) pour éviter les surprises le jour J.

Informatique, téléphonie et communication

Anticipez le transfert de la ligne internet et de la téléphonie : les délais de raccordement peuvent être longs, il vaut mieux faire la demande dès la signature du bail. Sauvegardez vos données avant tout transport et déplacez les serveurs et postes sensibles avec soin, idéalement avec l’aide de votre prestataire informatique.

Informez vos collaborateurs des changements à venir, puis communiquez la nouvelle adresse de l’entreprise aux clients, fournisseurs, prestataires, banque, assureurs, fournisseurs d’énergie, opérateur téléphonique et administrations. N’oubliez pas le site web, la fiche d’établissement en ligne, les signatures d’e-mail et les documents commerciaux.

Faire le tri, nettoyer et aménager

Profitez du déménagement pour trier les affaires et les documents : archivez ou détruisez ce qui n’est plus nécessaire, en respectant les durées légales de conservation. Vous transporterez moins et gagnerez de la place dans vos futurs bureaux.

Organisez aussi le nettoyage de vos anciens locaux, souvent exigé avant la remise des clés ; une société de nettoyage fait gagner du temps. Préparez enfin l’aménagement du nouveau siège et achetez le matériel ou le mobilier manquant : un environnement confortable favorise le travail au quotidien. Une petite inauguration avec l’équipe marque le nouveau départ.

Erreurs fréquentes à éviter

• Oublier le préavis du bail actuel et payer des loyers en double.
• Sous-estimer le délai de raccordement internet et téléphonique.
• Ne pas étiqueter les cartons par service et par bureau.
• Choisir un déménageur sur le seul critère du prix, sans comparer les prestations.