Bien choisir ses fournitures de bureau pour faire des économies

Pour réduire le budget des fournitures de bureau, le plus efficace est de raisonner en coût total (achat, consommables, durée de vie) plutôt qu’en prix d’achat seul. Voici comment appliquer ce principe aux principaux postes de dépense.

Le bon choix des appareils high-tech

Les équipements high-tech sont souvent les plus onéreux : mieux vaut y porter une grande attention. Parmi eux, on peut compter :

• Les ordinateurs : ils sont l’outil de travail principal de la plupart des employés de bureau. Les modèles les moins chers du marché sont souvent peu performants et parfois insuffisants pour certains logiciels. De plus, ils sont moins durables et peuvent rapidement nécessiter une réparation ou un remplacement. Ils sont donc meilleur marché à court terme, mais plus chers à moyen ou long terme. Avant l’achat, listez les logiciels utilisés, vérifiez la durée de garantie et la possibilité d’ajouter de la mémoire ou du stockage.
• Les imprimantes et photocopieuses : aucun bureau ne se passe d’au moins une imprimante, et son choix doit être fait astucieusement. Celles à jet d’encre sont moins chères à l’achat que l’imprimante laser. Cependant, leur coût d’impression à la page est bien supérieur. Si vous imprimez beaucoup, le laser sera donc au final moins coûteux que le jet d’encre.
• Les autres éléments du matériel informatique : câbles, boîtes de stockage, disques durs externes… Tous ces éléments représentent un budget non négligeable. Il vaut généralement mieux investir dans un objet de qualité et le garder longtemps que d’acheter le moins cher et le remplacer à cause de pannes à répétition.

Calculer le coût réel d’une imprimante

Pour comparer deux modèles, estimez le volume de pages imprimées par mois, puis divisez le prix des consommables (cartouches ou toner) par le nombre de pages qu’ils permettent d’imprimer, indiqué par le fabricant. Ajoutez le prix d’achat réparti sur la durée d’usage prévue. Pensez aussi aux fonctions utiles (recto verso automatique, réseau) qui limitent le gaspillage de papier et de temps.

L’achat de fournitures en gros

Pour les consommables du quotidien (feuilles, stylos, feutres pour tableau blanc, marqueurs indélébiles, cartouches d’encre, cahiers, classeurs), il est recommandé de commander auprès d’un grossiste ou en grands conditionnements. La facture est plus élevée, mais le prix de revient de chaque article est nettement plus intéressant. C’est, là encore, un investissement sur le long terme.

Quelques précautions : vérifiez d’abord votre consommation réelle, prévoyez un espace de stockage sec, et regroupez les commandes de plusieurs services pour négocier un meilleur tarif. Évitez de stocker des produits qui se périment ou sèchent, comme les feutres ou les encres.

Trouver du mobilier d’occasion

Pour le mobilier, vous pouvez acheter un lot de bureaux, d’étagères ou d’armoires de rangement d’occasion. Les liquidations de sociétés sont assez régulières et l’on y trouve aisément des meubles qui méritent une seconde vie. Testez les tiroirs, les serrures et la stabilité avant l’achat, et soyez plus exigeant sur les sièges de bureau, dont le confort conditionne la santé des salariés.

Les erreurs fréquentes à éviter

Erreur	Meilleur réflexe
Choisir le prix d’achat le plus bas	Comparer le coût total sur la durée d’usage
Acheter sans faire l’inventaire	Relever d’abord les besoins et les stocks existants
Commander service par service	Regrouper les achats pour négocier
Négliger la garantie	Comparer durée et conditions de garantie