Téléphonie d’entreprise : pour une meilleure gestion de votre activité 

À l’ère du numérique et des nouvelles technologies, les entreprises ont nettement évolué en termes de gestion. Par conséquent, elles ont pu améliorer leur relation client. Grâce à la téléphonie sur IP les professionnels du monde entier peuvent à présent communiquer via un réseau internet rapidement et efficacement. Et ce n’est pas tout ! Toujours en quête de plus de modernité, les numéros virtuels ont pris la place des téléphones fixes au sein des sociétés. Et pour cause, ces solutions de télécommunications digitales sont économiques, flexibles et faciles d’utilisation. Dans cet article, découvrez pourquoi il est important d’élargir la téléphonie de votre entreprise et de l’optimiser afin de gagner en productivité et de développer votre activité.

Le numéro virtuel, une technologie révolutionnaire

Un numéro virtuel, qu’est-ce que c’est ?

Rien de tel que de recourir aux outils de téléphonie cloud à l’exemple des numéros virtuels pour optimiser votre téléphonie d’entreprise. D’ailleurs, certaines plateformes, à l’exemple de Kavkom proposent leurs services aux entreprises afin qu’elles puissent améliorer leur communication interne et externe. 

Mais avant tout, qu’est-ce qu’un numéro virtuel ? Il faut savoir que ce dernier n’est autre qu’un numéro numérique qui fonctionne sans carte SIM et qui n’est pas directement associé à une ligne téléphonique. Pour ce qui est de la gestion de ce numéro, elle se fait via une connexion internet. Concernant son rôle, il sert à rediriger les appels entrants vers une ou plusieurs lignes qui existent déjà (smartphone, tablette, ordinateur, fixe…). À l’inverse, il peut aussi s’afficher lors d’appels sortants (durant une campagne de prospection).

Ses différents types et son fonctionnement

Afin de pouvoir bénéficier des services de ce type de numéro, il faudra simplement faire appel à un opérateur spécialiste en la matière. Puis, vous pourrez choisir le numéro qui correspondra le mieux à votre domaine d’activité. Par la suite, vous aurez la possibilité de personnaliser votre gestion d’appel en créant des règles de transfert (en choisissant des horaires spécifiques par exemple).

Sachez qu’il existe différents types de numéros virtuels :

• Le numéro géographique : il permet de choisir son indicatif géographique. Il correspond parfaitement aux entreprises exerçant une activité locale.

• Le numéro SVA (service à valeur ajoutée) : très utilisé, il regroupe notamment les numéros verts et les numéros à tarif majoré. En France, ces numéros comptent le plus souvent 10 chiffres et commencent par 08, mais il existe aussi des numéros courts à 4 chiffres.

• Le numéro virtuel international : il affiche l’indicatif d’un pays étranger, ce qui permet à vos clients de vous appeler comme un correspondant local. Il est très utile pour les échanges à l’étranger.

• Le numéro virtuel mobile : il permet de recevoir différents numéros sur un seul et unique mobile.

Les avantages de cette solution de communication pour les entreprises

Ce moyen de communication moderne comporte de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, cette solution est très économique, car elle n’a besoin que d’une connexion internet accompagnée d’un appareil configuré. Par ailleurs, elle améliorera l’image de votre société. Parce qu’avec le numéro géographique, vous pourrez choisir un indicatif national ou régional en fonction de vos besoins professionnels.

De plus, il sera un gain de temps et d’efficacité pour la gestion de vos affaires. Vous serez en mesure de trier de manière automatique tous vos appels entrants et de les gérer intelligemment. Ce qui signifie que vous allez aussi optimiser votre service client, en plus de pouvoir identifier les appels via diverses fonctionnalités.

La téléphonie cloud au service des entreprises

Traditionnellement, les entreprises géraient leurs appels via le réseau téléphonique commuté RTC. Avec une solution cloud, la télécommunication passe par la technologie Voix sur IP (VoIP), qui s’appuie sur la connexion internet. Grâce à la téléphonie cloud, les outils de l’entreprise sont hébergés sur des serveurs distants et une simple application suffit pour s’y connecter. Ce sont donc les technologies VoIP qui traitent les appels.

Si ce système est apprécié des sociétés, c’est parce qu’il leur apporte de la flexibilité. Les équipes peuvent travailler de n’importe où, à condition d’être connectées à internet, et à tout moment de la journée. Les services étant dématérialisés, le fournisseur de téléphonie IP se charge des ressources nécessaires à la gestion et à la maintenance des équipements.

Un système téléphonique associé aux outils informatiques

Le système téléphonique associé aux outils informatiques permet aux équipes de travailler plus efficacement, car elles peuvent synchroniser les appels avec le logiciel CRM, le logiciel de gestion des stocks ou le planning. Il est aussi possible de créer un serveur vocal interactif et de le personnaliser. L’association du CRM avec la téléphonie d’entreprise améliore l’organisation de votre société et la qualité de votre service client grâce à différentes fonctionnalités :

• Click to call : il permet d’appeler un client en cliquant sur le champ de numéro de téléphone qui se trouve sur la fiche de son CRM.

• Affichage des fiches clients : lors des appels entrants, le numéro et le contact associé s’affichent sur le CRM.

• Journal des appels : tous les appels sont répertoriés sur les fiches des clients concernés.

Vous pourrez aussi personnaliser l’accueil réservé à vos clients lors des appels et traiter les demandes rapidement. L’historique des appels vous aide à rester en parfaite coordination avec vos équipes, car vous disposez de tous les renseignements nécessaires sur votre clientèle. Vous pouvez enfin analyser les performances de vos équipes, grâce à la téléphonie IP et au CRM.

Si vous souhaitez optimiser la gestion de votre entreprise, il est donc judicieux d’adopter un système de téléphonie VoIP dans vos locaux et d’utiliser un numéro virtuel. Cet outil de téléphonie cloud présente de nombreux avantages en termes de gestion, d’organisation du travail et de productivité. En plus d’améliorer votre image, il vous permet d’offrir à vos clients un service de qualité. Pour renforcer les performances de votre système, vous pouvez l’associer à votre CRM.

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