Logiciel de gestion d’inventaire : modernisez la gestion des actifs de votre entreprise

Au fil de l’année comptable, les entreprises collectionnent logiciels, équipements, outils, et autres gadgets technologiques.

Le courant de l’approvisionnement s’étoffe, progressant graduellement au rythme de l’expansion des activités, jusqu’au point où il peut devenir compliqué d’en optimiser le suivi. Cependant, négliger la gestion d’inventaire est une grave erreur qui aboutit à de faibles taux de rotation des stocks et à une mauvaise visibilité des actifs disponibles.

Au regard de l’importance de la gestion des actifs pour le bon fonctionnement de votre entreprise, il est difficile de limiter cette mission à des méthodes manuelles. Il existe d’ailleurs des logiciels spécialisés de gestion d’inventaire dont la mise en place contribue à obtenir un bon rapport entre coût et économies réalisées. Le marché de ces logiciels de gestion d’actifs est en croissance régulière, signe que cette approche moderne s’est largement répandue dans les entreprises.

Découvrez dans les lignes à suivre l’essentiel à connaître sur la gestion des stocks et l’importance d’adopter un logiciel spécialisé.

Gestion d’inventaire : de quoi s’agit-il ?

Une pratique indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise

La gestion d’inventaire est un processus dynamique consistant à améliorer l’utilisation et la valeur des différents actifs d’une entreprise. Elle se focalise sur la conformité et la disponibilité du matériel, des machines de production, des équipements et des biens immobiliers de cette dernière. Ainsi, la gestion des actifs (asset management) implique une analyse rigoureuse de toutes les données liées aux actifs physiques de votre structure pour anticiper les irrégularités de fonctionnement et éviter les ruptures dans la chaîne de production. En suivant vos actifs via un logiciel de gestion d’inventaire, vous avez une vision claire de votre inventaire physique afin de connaître les équipements disponibles, leur emplacement et leur état.

Faire un inventaire revient par ailleurs à fournir un support adéquat aux équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement. Lorsqu’elle est effectuée avec soin, cette pratique permet de mieux répondre aux demandes de vos clients et de réagir plus tôt aux problèmes de stocks.

Faire un inventaire : les différentes possibilités à votre disposition

Il existe principalement 4 types d’inventaire. Il s’agit de :

• l’inventaire périodique réalisé plusieurs fois par an,
• l’inventaire annuel effectué à la clôture de l’exercice comptable,
• l’inventaire tournant qui répartit les comptages sur certaines références tout au long de l’année,
• l’inventaire permanent (ou perpétuel) qui enregistre chaque entrée et sortie en temps réel.

Quant aux méthodes de gestion des stocks, vous pouvez recourir au Juste-à-Temps (JAT), avec des stocks ajustés à la demande, ou à la méthode PEPS (premier entré, premier sorti), qui consiste à écouler les stocks les plus anciens en premier. Il est également possible d’appliquer l’analyse ABC, inspirée par la loi de Pareto des 80/20. Vous classez alors vos actifs en fonction de leur valeur et adaptez leur suivi en conséquence.

Pourquoi devez-vous optimiser votre gestion d’inventaire ?

La gestion des actifs est particulièrement délicate pour les entreprises qui disposent de beaucoup de matériel professionnel. Il est également nécessaire d’accorder une attention particulière aux actifs coûteux, notamment les appareils médicaux, le parc informatique et les machines industrielles.

En l’absence d’une stratégie de gestion adaptée, il est difficile de savoir avec précision le matériel disponible ou d’identifier à temps un équipement hors d’usage. La fameuse question « qui a quoi, où et dans quel état ? » rythme alors le quotidien, entraînant de nombreux retards et des pertes financières importantes pour votre entreprise.

Une bonne gestion d’inventaire se traduit par la réduction des coûts liés à un entreposage inutile, car les stocks excédentaires n’existent plus. En vous basant sur des données fiables et empiriques, vous pouvez anticiper la demande de votre clientèle en améliorant l’approvisionnement, la production et la distribution au sein de votre entreprise.

S’il est clair que la gestion des stocks est primordiale, ce domaine reste négligé par de nombreuses structures, notamment des petites entreprises qui s’en tiennent à des techniques manuelles. Pourtant, en adoptant un logiciel de gestion des actifs comme celui de Timly, il est possible d’éviter bien des erreurs coûteuses et de pallier l’inefficacité propre à une gestion manuelle du matériel.

Quel est l’intérêt d’un logiciel de gestion des actifs ?

Optimiser la gestion de parc informatique

Le logiciel de gestion d’inventaire offre de nombreuses fonctionnalités pour un meilleur contrôle de vos appareils. La gestion du parc informatique est ainsi facilitée par un aperçu en temps réel de l’état et de l’emplacement de vos appareils ainsi que de vos logiciels.

Avec une solution tout-en-un comme Timly, vous disposez d’une interface personnalisable pour répertorier vos outils. Les équipes d’assistance ainsi que les différents employés de votre entreprise ont accès :

• aux documents et manuels d’utilisation,
• à l’historique des réparations,
• aux données d’entretien,
• aux licences et échéances importantes,
• à l’affectation des équipements…

Chaque actif informatique dispose de son propre profil numérique. La centralisation des données et leur disponibilité permanente permettent en outre d’éviter les achats inutiles et d’optimiser le cycle de vie de votre parc informatique.

Améliorer la gestion du matériel dans une entreprise

Automatiser les opérations d’entreposage et de suivi du matériel permet généralement de gagner en productivité. Le recours à un logiciel spécialisé aide à atteindre plus vite cet objectif.

Les logiciels d’asset management s’adaptent à de nombreux environnements professionnels. Il est ainsi possible d’intégrer leurs modules dans le secteur du BTP pour suivre l’utilisation et l’état des actifs déplacés entre les chantiers et les entrepôts.

Dans le domaine de l’industrie et du commerce, un logiciel comme Timly facilite le contrôle des consommables dans les bureaux ou sur les différents sites d’exploitation. L’administration publique, les établissements hospitaliers ainsi que les sociétés de transport et de logistique peuvent aussi s’appuyer sur ce type de solution pour simplifier les processus d’entreposage, de comptabilisation, d’entretien et de maintenance.

La particularité de Timly réside dans son système de gestion par scan de QR code et de code-barres. L’application de gestion d’inventaire embarque un scanner et utilise la caméra des smartphones et tablettes pour faciliter l’accès à votre base de données sur le cloud.

Logiciel d’inventaire permanent : un gain de temps et une productivité accrue

Si l’inventaire permanent est l’une des techniques de gestion les plus efficaces, elle est souvent mise à l’écart en raison des ressources nécessaires pour sa mise en place. Les fonctionnalités des logiciels spécialisés dans la gestion d’actifs permettent de pallier ces limites. Chaque employé peut notamment actualiser en quelques clics les données liées aux appareils et équipements dont il a la responsabilité, même en télétravail.

Le principe de l’inventaire permanent est simple : réaliser le suivi de vos actifs en temps réel, de leur entrée dans votre entreprise à la fin de leur cycle de vie.

Cette approche permet notamment de maîtriser le parc de machines et de logiciels de votre entreprise. En plus d’améliorer votre capacité d’anticipation, elle limite le besoin de suspendre l’activité en fin d’exercice pour des heures, voire des jours de comptage. Il en résulte un gain de temps et une meilleure productivité de vos équipes.

Conclusion : pourquoi adopter un logiciel de gestion d’inventaire ?

Si la gestion des actifs présente de réels défis sur les plans technique, logistique, communicationnel et financier, elle est indispensable à l’essor de toute entreprise moderne. Un logiciel de gestion d’inventaire comme Timly permet d’avoir une vue d’ensemble sur les actifs de votre structure.

Gestion, planification, entretien, maintenance, géolocalisation… Une interface centralisée, un système de notifications et un stockage sécurisé permettent de contrôler tous les aspects de votre inventaire.

En évitant les rachats inutiles d’équipements et en utilisant un traceur IoT pour suivre l’utilisation de vos équipements, vous pouvez aussi améliorer la dimension RSE de votre entreprise.