Format PDF : définition, variantes, avantages et mot de passe

Vous recevez des documents PDF presque tous les jours, qu’il s’agisse de formulaires ou de fichiers à consulter. Le format PDF, abréviation de Portable Document Format, permet de présenter un document en conservant son apparence sur différents appareils et systèmes. Il accueille du texte, des images de pages ou des éléments interactifs. Cet article en détaille la définition, le contenu, les variantes, les avantages et les possibilités de protection, de compression et de modification.

Dans cet article, vous prendrez connaissance de ce que c’est un PDF, son utilité et ses avantages. Nous vous ferons également part du meilleur outil pour l’utilisation des PDF, qui n’est rien d’autre que PDFelement. Ce dernier vous permettra de manipuler de la manière la plus simple tous vos fichiers PDF, à savoir, éditer des fichiers PDF sur Mac, remplir des formulaires fiscaux PDF et même certifier des documents PDF avec une signature électronique.

Qu’est-ce que le format PDF et que signifie-t-il ?

PDF signifie « Portable Document Format », soit « format de document portable » en français. Il s’agit d’un format de fichier conçu par Adobe pour présenter et échanger des documents indépendamment du logiciel, du matériel ou du système d’exploitation utilisé. Un document PDF conserve ainsi sa présentation lorsqu’il passe d’un appareil à un autre.

Son histoire commence avec le « Camelot Project », lancé par John Warnock, cofondateur d’Adobe. Le PDF a été présenté en 1992, première version publiée en 1993, selon Adobe et Wikipédia.

Sur le plan technique, le PDF s’appuie sur PostScript, un langage de description de page qui permet de préserver la mise en page. Le format a ensuite fait l’objet de normes internationales : ISO 32000-1 pour PDF 1.7, publiée le 1er juillet 2008, puis ISO 32000-2 pour PDF 2.0, publiée en juillet 2017, selon Wikipédia. D’après Adobe, le PDF est un standard ouvert maintenu par l’ISO.

Que contient un fichier PDF ?

Un fichier PDF réunit plusieurs types de contenus dans un même document : du texte, des liens, des boutons, des champs de formulaire, ainsi que des éléments audio ou vidéo. Les signatures électroniques font également partie des possibilités offertes par ce format.

Les polices de caractères sont incorporées directement au fichier. Leur affichage ne dépend alors pas des polices installées sur l’appareil qui ouvre le document. Cette caractéristique contribue à conserver la présentation du texte.

Tous les PDF ne contiennent toutefois pas du texte directement exploitable. Selon Adobe, beaucoup sont simplement constitués d’images de pages. Un document PDF accepte aussi une protection par mot de passe ou une signature numérique.

Les variantes du format PDF : PDF/A, PDF/X, PDF/UA et PDF/E

Le format PDF possède plusieurs variantes normalisées par l’ISO. Chacune répond à un usage particulier, de la conservation des documents à leur accessibilité :

• PDF/A (ISO 19005) : destiné à l’archivage à long terme. Cette variante répond aux besoins de conservation des documents dans la durée.
• PDF/X (ISO 15930) : conçu pour l’échange de fichiers destinés à l’impression. Il concerne les documents préparés pour cet usage.
• PDF/UA (ISO 14289) : consacré à l’accessibilité des documents PDF pour les personnes utilisant des technologies d’assistance.
• PDF/E (ISO 24517) : adapté aux besoins de l’ingénierie et à l’échange de documents dans ce domaine.

Ces variantes correspondent à des objectifs distincts, d’après pdfa.org et Wikipédia.

Quels sont les avantages du format PDF ?

Les fichiers PDF sont devenus l’un des formats de document les plus populaires. Les PDF sont désormais préférés aux documents Word et aux fichiers papier car ils sont simples à ouvrir et à organiser sur n’importe quel appareil. Ils sont populaires auprès des professionnels, des étudiants universitaires et même des lecteurs de romans passionnés qui préfèrent lire sur des tablettes ou des téléphones, et donc convertir Word en PDF. La facilité avec laquelle les fichiers PDF remplacent progressivement tous les autres formats de documents est due à leurs nombreux avantages. Si vous utilisez encore les anciennes méthodes, il est temps d’essayer les PDF. Voici cinq avantages de l’utilisation des PDF :

• Mise en page fidèle : grâce à sa structure fondée sur PostScript et à l’incorporation des polices, le PDF conserve la présentation du document sur différents appareils, sans dépendre des polices installées.
• Sécurité : un mot de passe protège l’ouverture du fichier ou restreint certaines opérations, comme l’impression, la modification et la copie. Ces restrictions comportent toutefois des limites.
• Contenu riche : un document PDF contient du texte, des liens, des boutons, des formulaires, des éléments audio ou vidéo et des signatures électroniques.
• Compacité : la compression permet de réduire la taille d’un PDF. Le résultat dépend notamment des images et des polices présentes dans le fichier, avec un éventuel compromis sur la qualité.
• Standard ouvert : conçu pour échanger des documents entre différents environnements informatiques, le PDF repose sur un standard ouvert maintenu par l’ISO, selon Adobe.

Protéger un PDF par mot de passe

Un document PDF se protège avec deux types de mots de passe. Selon Adobe, le mot de passe « de document ouvert » doit être saisi pour accéder au fichier. Le mot de passe « de permissions » sert, quant à lui, à restreindre l’impression, la modification ou la copie de son contenu.

Ces protections ont des limites. Elles n’empêchent pas l’enregistrement de copies du document. Des logiciels tiers qui ne respectent pas les paramètres de permissions peuvent également contourner tout ou partie des restrictions.

Si vous oubliez un mot de passe, celui-ci n’est pas récupérable. Conservez donc une copie non protégée de votre document. Un PDF déjà signé ou certifié ne peut pas recevoir de mot de passe.

Selon Adobe, les versions récentes d’Acrobat proposent un chiffrement AES 256 bits.

Réduire la taille d’un PDF

La taille d’un fichier PDF dépend notamment des images et des polices qu’il contient. Pour la réduire, Adobe Acrobat propose un outil appelé « Compresser un PDF », qui enregistre une copie du document avec une taille réduite.

Une optimisation plus avancée permet de rééchantillonner et de compresser les images. Plus la compression est forte, plus la qualité visuelle risque de diminuer. L’optimisation peut aussi éviter d’incorporer certaines polices, mais le texte risque alors de changer d’apparence sur un autre appareil.

Pour les PDF composés de pages numérisées, une option associe la reconnaissance de texte à la réduction de taille. Vérifiez le résultat obtenu afin de conserver une qualité adaptée à votre document.

Lire, modifier et convertir un PDF : quels outils ?

Pour modifier un document PDF, vous pouvez utiliser un logiciel d’édition comme PDFelement, développé par Wondershare. Selon l’éditeur, il permet de modifier du texte et des images, d’annoter des pages, de remplir des formulaires, d’ajouter une signature électronique et de protéger un fichier par mot de passe.

Wondershare annonce également des fonctions de création, de fusion, de division, de compression et de conversion de PDF, notamment depuis et vers Word, Excel, PNG et JPG. La reconnaissance de texte (OCR) figure aussi parmi les fonctions proposées. Le logiciel est annoncé sur Windows, Mac, iPhone, iPad, Android et en ligne.

Selon la FAQ de Wondershare, l’essai gratuit ajoute un filigrane aux PDF modifiés enregistrés, limite la conversion à 5 utilisations de 2 pages maximum et ne donne pas accès à l’OCR. Testez les fonctions nécessaires avant d’acheter.

Ce qu’il faut retenir

• PDF signifie Portable Document Format. Ce type de fichier sert à présenter et à échanger des documents tout en conservant leur mise en page.
• Un PDF contient du texte, des images de pages, des liens, des formulaires et des signatures électroniques.
• Les variantes PDF/A, PDF/X, PDF/UA et PDF/E répondent à différents besoins : archivage, impression, accessibilité et ingénierie.
• La protection par mot de passe, la compression et les outils d’édition permettent d’adapter un document PDF à son utilisation, avec certaines limites.

Le choix des fonctions et des outils dépend du contenu du fichier et de ce que vous souhaitez en faire.

Questions fréquentes

Que signifie le format PDF ?

PDF signifie « Portable Document Format », ou « format de document portable » en français. Créé par Adobe, ce format permet de présenter et d’échanger des documents en conservant leur apparence sur différents logiciels, matériels et systèmes d’exploitation. Il a été présenté en 1992, première version publiée en 1993, selon Adobe et Wikipédia.

Un fichier PDF est-il sécurisé ?

Un fichier PDF se protège par un mot de passe d’ouverture ou par un mot de passe de permissions limitant l’impression, la modification et la copie. Selon Adobe, ces restrictions ne sont pas absolues : certains logiciels tiers peuvent les contourner et l’enregistrement de copies reste possible. Un mot de passe oublié n’étant pas récupérable, conservez une copie non protégée.

Comment réduire la taille d’un PDF ?

Pour réduire la taille d’un PDF, vous pouvez utiliser l’outil « Compresser un PDF » d’Adobe Acrobat. Une optimisation avancée permet aussi de compresser les images et d’agir sur l’incorporation des polices. Une compression trop forte dégrade la qualité, tandis que l’absence de polices incorporées modifie l’affichage du texte. Des options existent également pour les pages numérisées.