Chaque entreprise assujettie à la TVA doit déposer régulièrement une déclaration de TVA, dont la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) dépend de son régime et de la réglementation en vigueur. Ce document vous permet de déclarer la TVA collectée auprès de vos clients ainsi que de déduire celle que vous avez payée à vos fournisseurs, par exemple. Pour cela, vous devez disposer de toutes vos preuves d’achat et de toutes vos transactions financières.
Dans tous ces reçus et factures, il vous faut repérer les montants de TVA, puis les extraire manuellement et les additionner. Vous devez ensuite vérifier que les informations relevées sont conformes à celles inscrites sur le reçu. Enfin, vous pourrez remplir votre déclaration de TVA et enregistrer ces informations dans votre logiciel comptable.
Longue tâche, fastidieuse et si répétitive. Heureusement, vous pouvez utiliser un logiciel OCR pour Factures, qui automatise ce processus d’extraction et élimine le risque d’erreur.
Découvrez ce qu’est l’OCR et comment cette technologie peut faciliter votre processus de déclaration de TVA.
Un document d’une grande importance
La déclaration de TVA est un formulaire à remplir à la fréquence prévue pour votre régime. Elle vous permet de déduire la TVA payée sur vos achats, vos investissements et vos frais, de la TVA que vous avez facturée à vos clients (factures réglées ou en attente, selon les règles applicables).
Déposée auprès de l’administration fiscale à une date déterminée, la déclaration de TVA est un compte rendu de votre activité. Elle fait état des dépenses et autres opérations financières sur lesquelles vous avez perçu ou payé un montant de TVA.
Ces montants sont à indiquer afin d’obtenir une balance : si la TVA déductible dépasse la TVA collectée, vous pouvez, sous certaines conditions, obtenir un crédit ou un remboursement de la différence ; dans le cas inverse, vous reversez le solde.
Précision et respect des dates limites
Comme tout document administratif, la déclaration de TVA doit être complétée avec précision. Il vous faut faire correctement l’état des lieux des dépenses et achats, des factures et investissements sur lesquels vous avez payé ou perçu de la TVA. De ces deux montants, d’un côté la TVA que vous avez payée, de l’autre celle que vous avez perçue, l’administration fiscale fera la balance. Éventuellement, la différence vous sera remboursée.
Cette déclaration est à rendre à une date précise. Ne la manquez pas : un retard peut entraîner des pénalités et vous empêcher de déduire ou de déclarer vos montants de TVA dans les délais.
Une fois la déclaration de TVA dûment remplie, il est impératif de la conserver dans vos registres de comptabilité. Il vous faut garder une trace et un historique des finances de l’entreprise. C’est à ce moment-là que l’OCR entre en jeu.
L’OCR Facture qui facilite votre déclaration de TVA
L’OCR est une technologie permettant d’extraire les données de tout document qui lui est soumis. Associée à l’apprentissage automatique (machine learning) et à l’intelligence artificielle (IA), l’extraction automatique offre un haut niveau de précision, qu’il reste prudent de contrôler.
Automatiser ce processus, pourquoi ?
La saisie des données est une tâche redondante et chronophage. La confier à un logiciel OCR, qui extrait automatiquement les informations, c’est gagner du temps. Vos équipes peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Soumettez vos reçus et factures au logiciel OCR. Il extrait en quelques secondes les données et en isole les taux de TVA. Après extraction, utilisez les données directement dans votre logiciel de comptabilité.
Une fois les données extraites, additionnez les montants de TVA et inscrivez-les sur votre déclaration.
L’extraction de données sur vos factures et reçus
Le logiciel extrait les champs des reçus que vous configurez au préalable : coordonnées de la société, montant total, montant et numéro de TVA, etc.
Les informations extraites sont directement intégrables à votre logiciel de comptabilité.
Plus rapide et automatisée, cette extraction vous fournit des informations structurées et utilisables.
Elle permet de réduire les erreurs de saisie et d’obtenir les montants de TVA à inscrire dans votre déclaration. Un contrôle par sondage reste conseillé, surtout pour les documents peu lisibles.
Les étapes que suit le logiciel OCR
La technologie OCR suit trois étapes :
1 – Scannez le document dont vous souhaitez extraire les informations avec votre smartphone, via l’application de votre OCR. Par exemple, une facture fournisseur dont vous souhaitez extraire les informations utiles à votre déclaration de TVA, à savoir le montant de TVA payé ainsi que les coordonnées de votre fournisseur.
2 – Une fois le document reçu par l’application, les montants de TVA présents sont extraits mais pas encore structurés. À cette étape, les champs sont relevés de façon brute : ils sont automatiquement lus sur la facture ou le reçu soumis, mais ne sont pas encore utilisables.
3 – Enfin, l’application structure les montants et vous permet de les traiter directement dans votre logiciel de comptabilité. Vos champs sont rangés par catégories et prêts à être vérifiés.
En quelques secondes, vous avez le montant de TVA extrait de vos documents. Cela simplifie votre processus de déclaration de TVA. Vous n’avez plus qu’à reporter les informations dans votre déclaration : plus rapide, moins d’erreurs et un gain de temps appréciable.
Entamez votre digitalisation
Digitaliser votre processus de déclaration de TVA est un gain de temps. La saisie des informations est automatisée et directement utilisable dans votre logiciel de comptabilité. Économisez le temps de vos équipes, réduisez les erreurs et simplifiez votre gestion comptable.
Il ne vous reste qu’à choisir votre fournisseur de logiciel OCR pour la déclaration de TVA et à automatiser votre processus.
Fondateur de La Dépêche Tech, William O’Rain accompagne PME et médias dans leur croissance digitale. Ses sujets : IA, e-commerce, marketing web, cybersécurité, product & growth. Objectif : transformer l’actu en décisions opérationnelles.